Sie gehören fest zu unserem Job-Alltag, füllen regelmäßig unsere Terminkalender und bestimmen häufig unseren Tagesablauf. Die Rede ist von Meetings. Ob persönlich, per Telefon oder Videokonferenz, Teams können sich heute auf vielfältige Weise austauschen und gemeinsam neue Ideen oder Lösungsansätze für Probleme entwickeln; und das ohne im gleichen Raum zu sitzen. Einer weltweiten Studie* von Plantronics zufolge verbringen mehr als 40 Prozent der Befragten 11 bis 30 Stunden pro Woche in Meetings. Trotzdem ist fast die Hälfte (46 Prozent) der Meinung, zu viel Zeit in Meetings zu verbringen.
Dabei sind Meetings eigentlich eine sehr sinnvolle Sache. Wenn alles gut läuft, sind sie produktiv, inspirierend und lohnenswert – und damit wichtig für das Teambuilding, die Motivation und den Geschäftserfolg. Allerdings sind sie leider selten so effizient oder/und effektiv, wie wir es uns wünschen oder einreden. Im schlimmsten Fall sind sie zu lang, langweilig, ablenkend und nicht zielführend, d.h. echte Zeit- und Geldfresser. Laut einer Studie von Wirtschaftspsychologen in den USA entstehen so durch Meetings jährlich Opportunitätskosten von circa 37 Millionen US-Dollar. Von den gesundheitlichen Folgen aufgrund des endlosen Sitzens mal ganz abgesehen.
Um diese Zahl nicht noch weiter steigen zu lassen und nicht weiterhin Zeit und Geld mit schlechten Meetings zu verschwenden, sollten wir anfangen, unsere Meetingkultur ehrlich zu reflektieren und Besprechungen effektiver zu gestalten. Die wichtigsten Grundlagen dafür: Analyse und Vorbereitung. Wir müssen uns die Gründe für schlechte Meetings ansehen und ihnen mit einer guten Planung vorbeugen – von der Auswahl der Teilnehmer bis zur Agenda.
Im ersten Teil unserer Smarter-Meetings-Reihe widmen wir uns der wichtigsten Komponente: den Teilnehmern. Wer kennt sie nicht, die unterschiedlichen Typen, die die Dynamik eines Meetings beeinflussen können? Von der Leuchte, die kontinuierlich neue Ideen in die Runde bringt, über den Multitasker, der in Telefonkonferenzen tausend andere Dinge erledigt und abwesend wirkt, bis zum Pessimisten, der Lösungsvorschläge grundsätzlich anzweifelt. Plantronics hat sich die verschiedenen Typen angesehen und listet in der folgenden Übersicht die sieben besten und schlechtesten von ihnen auf. Das wichtigste dabei: Die Einteilung gibt hilfreiche Tipps, wie man mit den einzelnen Typen umgeht und sie im Sinne eines effektiven Meetings für sich einsetzt. Erkennt ihr euch und eure Kollegen wieder?
Die Übersicht zu den sieben besten und schlechtesten Meeting-Typen ist Teil des von Plantronics herausgegebenen E-Books „Blaupause für bessere Meetings“. Auf Basis der Ergebnisse seiner weltweiten Studie beinhaltet dieses eine umfangreiche Guideline mit Grundlagen, Hilfsmitteln und Inspirationen für mehr Produktivität in persönlichen und virtuellen Meetings. Das E-Book gibt es unter folgendem Link zum kostenlosen Download: http://www.plantronics.com/de/collaboration/smarter-meetings
*Befragung unter mehr als 1.000 Mitarbeitern aus Unternehmen mit über 1.000 Beschäftigten, 2015, Teilnehmer nach Ländern: UK – 208 Teilnehmer, USA – 205 Teilnehmer, China – 207 Teilnehmer, Deutschland – 203 Teilnehmer, Frankreich – 204 Teilnehmer
