Schneller und effizienter: Digitalisierung am Arbeitsplatz

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Trotz der Effizienzsteigerung durch Technologie: In manchen Bereichen, wie etwa der internen Kommunikation, ist der Face-to-Face-Kontakt nach wie vor das Mittel der Wahl. / Foto: Rawpixel

Digitalisierung in Deutschland ist ein heikles Thema. Während die politische Agenda einen breitflächigen Ausbau von Gigabit-Netzen bis 2025 anstrebt, sieht die Realität anders aus. Laut der Europäischen Kommission lag Deutschland 2016 z.B. beim Ausbau von Glasfaserleitungen auf Platz 28 von 32 europäischen Ländern. Dass die Entwicklung der Infrastruktur des Internets effektiver angepackt werden müsste, liegt auf der Hand, gerade in Hinblick auf die Arbeitswelt. Vom Top-Level-Management bis zur Logistik, digitale Technologien werden benötigt, da sie erwiesenermaßen die Effizienz von Betrieben steigern, indem sie Mitarbeiter entlasten.

Eine aktuelle Studie von Adobe und Statista reiht sich genau in diese Argumentation ein. Die Studie „Digital Workplace“ befasst sich mit den Chancen der Digitalisierung administrativer Prozesse von Wissensarbeitern in Deutschland. Hierzu wurden 1.008 Männer und Frauen befragt, die größtenteils in den Bereichen IT, Bankenwesen und Versicherungen tätig sind.

Etwa 25 Stunden pro Woche verbringen Wissensarbeiter mit der Bearbeitung administrativer Aufgaben im Jahr 2018. Seit 2016 ist dabei ein Rückgang des Zeitaufwands von einem Arbeitstag zu verzeichnen. Der Grund dafür ist die zunehmende Verbreitung digitaler Technologien, die von 40 Prozent der Studienteilnehmer als positiv für ihre Work-Life-Balance bewertet wird. Sogar 56 Prozent aller Befragten geben an, digitaler Fortschritt vereinfache viele ihrer Aufgaben.

Grafik: Adobe „Digital Workplace“-Studie

Besonders beliebt sind die elektronische Unterschrift und sichere, digitale Dokumentablage. 65 Prozent sind von der Zeiteinsparung durch die Nutzung digitaler Signaturen überzeugt und 43 Prozent geben an, dass sichere digitale Dokumentablagen die Effizienz administrativer Bürotätigkeiten steigern. Papierlose Arbeit ist allerdings nicht der einzige zu verzeichnende Trend. Bereits 25 Prozent sehen Vorteile mobiler Anwendungen zur Dokumentverarbeitung.

Bei der Nutzung neuer Technologien in der Kommunikation muss laut der Studie differenziert werden. Über 50 Prozent geben an, Messenger-Systeme seien eine Bereicherung für die Kommunikation und das Filesharing mit Kunden und Kollegen, gerade wenn diese nicht im selben Büro arbeiten. Für die interne Kommunikation gilt mit 45 Prozent Zustimmung allerdings Face-to-Face-Kontakt als oberste Maxime. Meetings erzielen ein ähnliches Ergebnis. 39 Prozent ziehen persönliche Meetings Telefon- und Videokonferenzen vor.

Potenziale offenbart die Studie vor allem im Bereich der Dokumentation. Fast die Hälfte aller Teilnehmer wünscht sich digitale Bearbeitungsmöglichkeiten für die Zeiterfassung, Kalender, Archivierung und Ausfüllen von Formularen. Zudem werden Forderungen nach mobilen Lösungen lauter. Bereits 2016 stellte die vorhergehende Untersuchung von Adobe dieses Verlangen fest, was nun durch „Digital Workplace“ bestätigt wird.

Klar ersichtlich ist, dass sich die moderne Arbeitswelt nach der Verwendung aktueller Technologien sehnt, um komplexe Bearbeitungsprozesse zu verkürzen und mehr Zeit in Aufgaben abseits von Dokumentation und Administration investieren zu können. Digitalisierung ist gefordert, allerdings nicht auf Kosten der Zwischenmenschlichkeit.

Mehr Informationen zur Studie findet ihr hier.