Morgenroutinen: So startest du produktiv in den Arbeitstag

0
Nur nicht hetzen! Ein entspannter Weg ins Büro vermeidet Stress schon vor dem Arbeitsstart. / Foto: Marten Bjork/Unsplash

Die ersten Minuten setzen den Ton für den anstehenden Tag: Was ihr unmittelbar nach dem Aufstehen (oder bereits davor) tun könnt, um diesen produktiv zu gestalten, haben wir euch im ersten Teil unserer kleinen Serie erklärt. Im zweiten Teil erfahrt ihr, wie ihr produktiv in den Arbeitstag startet, sobald ihr im Büro, im Homeoffice oder wo auch immer ihr eure Arbeit erledigt, angekommen seid.

Sei pünktlich

Nicht zu spät im ersten Meeting des Tages aufzuschlagen, ist selbstverständlich. Gemeint sind hier vielmehr zwei Dinge: Stehe erstens rechtzeitig auf und nimm dir genügend Zeit für den Arbeitsweg. Wenn der regelmäßig in eine einzige Hetzerei ausartet, bist du schon gestresst, bevor die Arbeit losgeht. Und (negativer) Stress ist nicht gerade ein Produktivitäts-Booster.
Versuche zweitens zumindest mehr oder weniger zur selben Zeit mit der Arbeit zu beginnen. Flexible Arbeitszeiten sind äußerst praktisch, wenn du das Kind in die Kita bringen musst oder die Handwerker kommen. Der Mensch ist allerdings auch ein Gewohnheitstier und ein Arbeitsstart mit wiederkehrendem Muster gibt Orientierung und spart Energien.

Mach’s dir bequem, organisiere deinen Arbeitsplatz, halte inne

Richte dir deinen Arbeitsplatz so ein, dass du alles in Reichweite hast, was du definitiv benötigen wirst. Sorge für die korrekte Einstellung deines Bürostuhls, deiner/s Monitore/s, der Beleuchtung, stelle dir eine Karaffe Wasser bereit usw. Bewegung zwischendurch ist zwar gesund, wenn du alle fünf Minuten merkst, dass dir etwas fehlt, nervt das aber nur.
Räume außerdem deinen Arbeitsplatz auf. Eine Studie der Princeton University hat herausgefunden, dass Menschen mit ordentlichem Schreibtisch leistungsfähiger sind als solche mit einem unaufgeräumten, da Unordnung ablenkt und ähnlich negative Auswirkungen auf die Konzentration hat wie Multitasking (siehe unten).

Plane deinen Tag, setze Prioritäten, visualisiere

Die klassische To-Do-Liste hilft dir, einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu gewinnen. Versiehst du jedes To Do noch mit einem Zeitrahmen, nimmt deine Liste gleich eine realistischere Form an, da du erkennst, was überhaupt zu schaffen ist. Die Zeit-Slots pro Aufgabe helfen zudem Prokrastination und Multitasking zu vermeiden.
Experten raten zudem dazu, die Aufgaben und deren Erfolg zu visualisieren. Spielst du deinen Tag so durch, lassen sich die notwendigen Schritte und potenzielle Herausforderungen identifizieren, ein Visualisieren des Erfolges setzt zudem Kraft und Motivation frei.
Überprüfe außerdem regelmäßig, wie weit du bereits mit deinem Tagespensum gekommen bist. Hinkst du deinen Zielen hinterher, solltest du diese anpassen oder deine Arbeitsmoral kritisch prüfen.

Sage „Nein“

Du kennst es wahrscheinlich zur Genüge: Sobald du deinen Tag geplant und dich an die Arbeit gemacht hast, kommen Kollegen oder Kunden mit Brainstormings, Calls oder der Bitte um Support auf anderer Ebene auf dich zu, die den schönen Plan zunichtemachen. Es sei denn, du lehnst sie ab. Geht natürlich nicht immer, du solltest aber die Dringlichkeit der Anfrage prüfen und diese ggf. höflich ablehnen.

Eat that frog

Dieses auf Mark Twain zurückgehende amerikanische Sprichwort besagt nichts anderes, als dass die „schlimmste“ Aufgabe des Tages zuerst erledigt werden sollte. Nicht nur wird diese vermutlich die meiste Energie kosten (und die hat man eher am Morgen), auch erscheinen danach alle anderen Tasks als leichter und die Last der nervigen Aufgabe gängelt dich nicht den ganzen Tag. Am besten isst du nicht nur einen, sondern gleich drei Frösche des Tages. Und das optimalerweise noch bevor du dich durch deine E-Mails gearbeitet hast.

Vermeide Multitasking

Dass Multitasking kontraproduktiv ist, sollte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Doch gerade im morgendlichen Energiehoch neigt man dazu, verschiedenste Dinge quasi zeitgleich erledigen zu wollen. Widerstehe dieser Versuchung. Untersuchungen zeigen, dass Multitasking die Aufmerksamkeit, das Erinnern von Informationen und den Fokuswechsel von Aufgabe zu Aufgabe erschwert. Mach’s lieber oldschool: Eines nach dem Anderen.

Nutze den Abend

Wie zu Hause, so kannst du auch einen produktiven Start im Büro bereits am Abend vorbereiten. Überführe die To-Do-Liste des abgelaufenen Arbeitstages in die für den kommenden und setze bereits Prioritäten, räume deinen Schreibtisch auf und prüfe deinen Kalender für den nächsten Tag, damit dich kein Meeting am Morgen unangenehm überrascht. Lasse den Tag zudem noch einmal Revue passieren und versuche aus ihm für die kommenden zu lernen. Mache dir bewusst, was du alles geschafft hast, das kann dir verdeutlichen, dass du mehr erreicht hast, als es dir dein Gefühl vielleicht weismachen will. Und schließlich: Verabschiede dich von deinen Kollegen und gehe mit einem Lächeln in den Feierabend – denn der letzte Eindruck bleibt und bestimmt seinerseits nicht unwesentlich, mit welchem Gefühl du deine Freizeit angehst.

Hier noch eine schöne Infografik zu Dingen, die du nicht in den ersten zehn Minuten im Büro machen solltest. Da kann ja eigentlich nichts mehr schiefgehen, oder?