14 Tipps für eine gelungene Videokonferenz

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Da sollte jetzt eigentlich... Macht euch rechtzeitig mit der Technik vertraut, um böse Überraschungen zu vermeiden. / Foto: Tookapic

Videokonferenzen sind eine feine Sache: Sie sparen in der Regel Zeit und Geld und sind zudem effektiver als reine Telefonkonferenzen, wie eine Fraunhofer-Studie herausfand. Allerdings drohen in Videomeetings auch Fallstricke und Fettnäpfchen. Wenn ihr auf diese 14 Punkte achtet, sollte nichts schief gehen.

Vor der Videokonferenz

1. Überlegt euch, ob eine Videokonferenz überhaupt das richtige Mittel ist
Videokonferenzen haben den großen Vorteil, dass sie zeitliche und räumliche Distanzen überwinden. Das spart Kosten und ist effizient. Zudem transportieren sie deutlich mehr von eurem Gegenüber als E-Mails oder Telefonate. Das kann wichtig sein, wenn ihr z. B. auf der Suche nach einem Freelancer seid und diverse Kandidaten in Bali, Bangalore & Co. über die reinen Skills und Fakten hinaus kennenlernen wollt. Steht dagegen ein Tagesworkshop mit mehreren Personen an, kann ein Treffen vor Ort zielführender sein. Denn vieles passiert bei solchen Meetings abseits des offiziellen Programms. Außerdem bedeutet bei aller Unkompliziertheit auch eine Videokonferenz einen gewissen Aufwand, der vielleicht nicht immer gerechtfertigt ist. Schließlich ist auch die Frage entscheidend, ob die technologische Infrastruktur eine Videokonferenz überhaupt zulässt.

2. Stellt sicher, dass ihr eine stabile Internetverbindung habt
Banal aber entscheidend. Wer hat nicht schon Zeit in ruckeligen Skype-Konferenzen verbracht, nur um anschließend entnervt festzuhalten, alles Weitere per Mail zu besprechen? Eingefrorenes Bild und unterbrochener Ton kosten Zeit und Nerven und haben schon viele Videokonferenzen scheitern lassen. Das gilt vor allem, wenn ihr unterwegs seid und mit eurem Smartphone oder Tablet an der Videokonferenz teilnehmt. Vermeidet Funklöcher und stellt sicher, dass ihr über die komplette Dauer des Meetings eine stabile Internetverbindung habt. Vermeidet also, wenn es geht, Zug- und Autofahrten während der Konferenz.

3. Wählt eine vernünftige Software aus
Hier wird die Erfahrung zeigen, was für euch funktioniert. Rookies sollten sich auf jeden Fall vor der Konferenz mit dem Programm und seinen Features vertraut machen. Am besten testet ihr die Software vorher im Kollegenkreis. Grundsätzlich gilt: Je einfacher, desto besser. Stellt sicher, dass sich auch die anderen Teilnehmenden schnell und problemlos einwählen können.

4. Schickt eine Agenda an alle Teilnehmenden
Das gilt nicht nur für Videokonferenzen, sondern auch für Meetings und Telkos, und sollte eigentlich klar sein. Dennoch kann man nicht oft genug darauf hinweisen. Und: Schickt die Agenda rechtzeitig in die Runde, damit sich alle darauf vorbereiten können. Nein, eine halbe Stunde vorher ist nicht rechtzeitig.

5. Kleidet euch angemessen
Ihr seid Telefonkonferenzen im Homeoffice gewöhnt? Dann sitzt ihr vielleicht gerne im Jogginganzug und mit Schlaffrisur am Schreibtisch (oder ganz woanders, siehe Punkt 6). Videokonferenzen jedoch dienen nicht selten dazu, einen kompletteren Eindruck vom Gegenüber zu erhalten. Euer Äußeres sollte also dem Anlass entsprechend sein. Auch auffällige Kleidung oder Karos sind eher ungeeignet, da sie auf dem Monitor unruhig wirken.

6. Wählt einen passenden Ort
In Büroräumen recht einfach, unterwegs schon komplizierter. Versucht grundsätzlich, eine so ruhige und ungestörte Umgebung zu finden, wie möglich. Schaltet Störquellen wie das Radio aus, vermeidet Bewegungen und (vor allem im Homeoffice) unprofessionelle Accessoires im Hintergrund. Nicht jeder möchte wie Robert Kelly zu einem Internethit werden. Achtet außerdem auf eine vernünftige Ausleuchtung. Seid ihr allein vor dem Monitor, sollte sich die Lichtquelle (egal ob natürlich oder künstlich) am besten hinter der Kamera befinden. In einem Konferenzraum stellt sich in der Regel nur die Frage, ob das Tageslicht ausreicht oder Deckenbeleuchtung nötig ist.

7. Wählt einen passenden Bildausschnitt
Hier gilt die Daumenregel: Sitzt man allein vor der Kamera, sollte diese sich etwa in einem Abstand von anderthalb Metern befinden und mittig auf Augenhöhe platziert sein. Achtet bei mehreren Teilnehmenden an einem Ort darauf, dass sich alle Personen im Bild befinden und möglichst nicht verdeckt werden.

8. Achtet auf Zeitzonen
Wenn ihr eine Videokonferenz mit einem über die Kontinente verstreutem Team plant, versucht einen Termin zu finden, der für alle Zeitzonen zumindest halbwegs zumutbar ist.

9. Achtet auf den Ton
Video ist das Eine, aber auch die richtige Audiolösung ist entscheidend für den Erfolg einer Videokonferenz. Für einen abgeschlossenen Konferenzraum oder ähnliches eignen sich Speakerphones, die in der Mitte des Konferenztisches platziert werden können. Sie gibt es auch in praktischer Reisegröße. Sitzt ihr nicht in größerer Runde oder befindet ihr euch in einer unruhigen Umgebungen, solltet ihr auf Headsets mit Active Noise-Cancelling zurückgreifen. Diese Technologie sorgt dafür, dass störende Hintergrundgeräusche abgedämpft werden.

Achtung Funklöcher! Vermeidet Videokonferenzen während Bahn- oder Autorfahrten. / Foto: Plantronics

Während der Videokonferenz

10. Seid höflich
Den Gesprächspartner zu unterbrechen, ist grundsätzlich eine Unsitte, fällt in einer Videokonferenz aber noch unangenehmer auf als im normalen Leben. Sollte es technologisch bedingte Audio- und Videoverzögerungen geben, empfiehlt es sich, einen Tick länger zu warten, bevor man das Wort ergreift. Sprecht außerdem deutlich und schaut dabei in die Kamera. So vermeidet ihr unterbrechende Nachfragen und erzeugt Nähe zu eurem Gesprächspartner.

11. Schaltet Störquellen aus
Wenn ihr gerade nur zuhört, schaltet euren Ton auf Mute, um zu verhindern, dass Störgeräusche in eurer Umgebung von allen wahrgenommen werden. Vergesst aber nicht, euer Mikro wieder einzuschalten, wenn ihr was sagen wollt – ein absoluter Klassiker. Praktisch: Einige Headsets verfügen über eine Hinweisfunktion, wenn ihr zu sprechen beginnt, während ihr gemutet seid. Euer Handy ist während einer Videokonferenz selbstverständlich lautlos gestellt.

12. Vermeidet Multitasking
Wer von euch nicht schon mal während einer Telefonkonferenz nebenbei E-Mails beantwortet hat, der werfe den ersten Stein. Oder so. Was ohne visuellen Kanal vielleicht noch funktioniert, solltet ihr in einer Videokonferenz dringlichst vermeiden. Oder wie findet ihr es, wenn jemand in einem Meeting andauernd auf seinem Smartphone rumspielt? Eben.

13. Achtet auf kulturelle Unterschiede
Gerade für Meetings über verschiedene Kontinente sind Videokonferenzen ein großartiges Tool. Allerdings lauert auch gerade hier manch ein Fettnäpfchen. Der Anruf bei einem interkulturellen Trainer mag etwas übertrieben sein, aber vielleicht habt ihr ja einen Kollegen oder eine Kollegin mit eben jener interkulturellen Erfahrung, der/die euch Tipps geben kann. Ein paar kulturelle Besonderheiten findet ihr hier.

Nach der Videokonferenz

14. Erstellt eines gemeinsamen Dokuments
Eine Untersuchung des Fraunhofer-Instituts hat ergeben, dass Videokonferenzen produktiver und nachhaltiger sind, wenn sie im Anschluss in einem gemeinsamen Dokument nachbearbeitet werden. Auf diese Weise fühlen sich die Teilnehmer und Teilnehmerinnen stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden, was wiederum zu einer positiveren Bewertung des Meetings führt.

Hier findet ihr noch ein paar weitere Tipps für eure nächste Videokonferenz. Viel Spaß dabei.