Smarte Tipps & Tools für eure To-do-Liste

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Kann, aber muss nicht sein. Mittlerweile gibt es viele Tools, die eine handschriftlich geführte To-do-Liste ersetzen. Foto: pixabay.com / StartupStockPhotos

 

Thank God it’s Friday! Hand auf’s Herz: Habt ihr alle Aufgaben geschafft, die ihr euch für diese erste Woche des neuen Jahres vorgenommen habt? Wenn nicht, bedarf eure To-do-Liste gegebenenfalls eines Upgrades! Denn neben der Erfassung aller anstehenden Aufgaben kommt vor allem deren Priorisierung ein wesentlicher Stellenwert zu. 

Wichtig: psychologische Fallstricke umgehen

Dass hier die Krux liegt, verdeutlichen zwei Beispiele: Gehört ihr zu den Menschen, die täglich viele Häkchen an Aufgaben vergeben und dennoch wenig schaffen? Dann verleitet euch euer inneres Belohnungssytem eventuell dazu, vor allem auf kleine Herausforderungen zu setzen, um möglichst kontinuierlich Erfolgserlebnisse zu generieren. Das Problem daran ist, dass mit diesem Prinzip das große Ganze langfristig auf der Strecke bleibt, da gerade komplexe Aufgaben meist mehrere Arbeitsanläufe brauchen, die gut terminiert und kontinuierlich ausgeführt werden sollten. 

Auch wenn ihr jeden Tag das Gefühl habt, euren Aufgabenzettel nicht zu schaffen, könnte euch eure Psychologie eine Falle gestellt haben. Anstatt euch auf die für den Tag notwendigen Tasks zu konzentrieren, führt ihr vielleicht lange, unübersichtliche Listen, die das Meeting am Nachmittag ebenso beinhalten wie die Vorbereitung des Quartals-Reportings in acht Wochen. Auch hier liegt ein Prioriorisierungsproblem vor, mit dem Ergebnis, dass euch die stetige Erinnerung an das Nicht-Schaffen aller Punkte und das damit verbundene schlechte Gefühl Energie rauben, die eigentlich in den Arbeitsprozess fließen sollte. 

So gestaltet ihr eine effiziente To-do-Liste

Auch wenn ihr euch bis zu dieser Stelle noch nicht wiedererkannt habt, lohnt sich das Dranbleiben. Hier sind unsere Tipps für eine effizientere To-do-Liste: 

  1. Der richtige Zeitpunkt: Es hat sich bewährt, die To-do-Liste bereits am Vorabend zu erstellen. Das hat den Vorteil, dass ihr mit freiem Kopf in den Feierabend startet und am nächsten Morgen bereits alle Aufgaben vor Augen habt, sodass ihr keine wertvolle Zeit verschenkt.
  2. Nicht mehr als 10 Punkte: Achtung! Eure To-do-Liste sollte nur die wichtigsten und dringendsten Aufgaben für heute und morgen umfassen. Alles, was länger warten kann, findet in Monats- und Wochenlisten oder eurem Kalender Platz. Zudem nehmen die meisten Aufgaben mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich einkalkuliert. Ihr fahrt also gut damit, nur circa 70 Prozent eures Arbeitsalltags zu verplanen. Der restliche Puffer stellt sicher, dass ihr eure Aufgaben auch schafft. 
  3. Die richtige Struktur: Die Abfolge der To-dos sollte bereits eine Priorisierung festlegen. An dieser Stelle bietet sich beispielsweise das Vorgehen nach der 1-3-5-Regel an: Ganz oben steht dabei eine einzige Aufgabe – die mit der höchsten Priorität. Darauf folgen bis zu drei wichtige Aufgaben und darunter bis zu fünf kleine. Der Vorteil: Die Liste ist kompakt, bietet eine sehr gute Übersicht und ist schaffbar. Ein Modell zur Einordnung von Aufgaben nach ihrer Priorität gibt z.B. die Eisenhower-Matrix vor.
  4. Ausschließlich Aufgaben erfassen: Damit der Aufgabenzettel übersichtlich bleibt, solltet ihr von der Integration von Events und Meetings absehen und stattdessen wirklich nur To-dos aufnehmen.
  5. Große Tasks herunterbrechen: Um Fortschritte auch bei unübersichtlichen Projekten greifbar zu machen, ist es sinnvoll, diese in Teilschritte zu zerlegen. Die kleinen Erfolge sorgen für die nötige Motivation, ohne vom Ziel abzulenken. Darüber hinaus ergibt sich aus den Teilaufgaben beinahe automatisch ein Ablaufplan zur Lösung der komplexen Aufgabe.  

Smarte Tools: Es muss nicht immer handschriftlich sein

Natürlich sind heutzutage für eure To-do-Liste nicht zwangsläufig Zettel und Stift notwendig. Neben umfangreichen Projektmanagement- und Kommunikationslösungen, die sich vor allem für Unternehmen und große Teams eignen, gibt es viele smarte und teils kostenlos nutzbare Tools, die eine handschriftlich geführte To-do-Liste ersetzen oder diese gar auf das nächste Level bringen.  

Eines dieser Tools ist Meistertask, das sowohl in Form einer Browser- als auch Smartphone-App (oder im Wechsel) genutzt werden kann. Der Service bietet Raum für verschiedene Projekte und deren Aufgaben, erlaubt das Verschieben der To-dos in die Kategorien Open, In Progress und Done sowie die individuelle Zuteilung von Aufgaben an Personen und verfügt über eine enorm hilfreiche Erinnerungsfunktion per E-Mail. Das Arbeiten mit Meistertask gestaltet sich intuitiv und effizient und sorgt nicht etwa für noch mehr Aufwand.  

Weitere Alternativen bieten die Selbstorganisations-Tools Evernote und Trello, die wir euch an anderer Stelle bereits vorgestellt haben. Die guten Anwendungen am Markt unterscheiden sich funktional lediglich in Facetten voneinander. Wichtiger ist, dass ihr eine Applikation wählt, die euren Präferenzen in Bezug auf Benutzeroberfläche und Workflow entspricht. Somit stellt ihr sicher, dass ihr dranbleibt und das Verfassen von To-do-Listen nicht zur Qual wird.  

Ihr habt weitere Tipps zur optimalen Aufgabenorganisation und -priorisierung? Wir freuen uns auf eure Anregungen im Kommentarfeld.

2 KOMMENTARE

  1. Guten Tag Frau Reinhardt! Danke für den interessanten Beitrag! Haben wir eine Chance, Sie zu überzeugen, sich Bitrix24.de anzuschauen? Wir sind eine kostenlose Aufgaben- und Projektmanagement Plattform mit unbegrenzter Anzahl an Aufgaben und Projekten. Bitrix24 bietet Kanban und solche Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Diagramm, Zeiterfassung in Aufgaben und Rechnungen kostenlos an. Außerdem steht das Kundenverwaltungssystem (CRM) mit Automatisierungen zur Verfügung. Wir sind nicht so groß, nur 3 Millionen Nutzer, aber wir denken, wir sind eine gute kostenlose Lösung, wo man effizient mit Aufgaben und Projekten arbeiten kann. Nicht schlecht, oder?

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