Das Digitale Toolkit – die hilfreichsten Alltags-Tools für Online Worker

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Foto: kaboompics/pixabay.com

Digitalisierung, so heißt es oft in den Medien, sei in Deutschland noch unterentwickelt. Fakt ist aber, dass die deutsche Digital-Wirtschaft jedes Jahr sechs- bis siebenmal schneller wächst als die Gesamtwirtschaft. Somit steigt auch die Zahl der “Online Worker”, also die Zahl der Arbeitnehmer oder Selbständigen, die ihren Lebensunterhalt damit verdienen, Online-Produkte jeglicher Art herzustellen.

Da sich das Medium Internet, wie der Name schon sagt, hervorragend dazu eignet, sich zu vernetzen, zu kollaborieren und kommunizieren, gibt es mittlerweile eine Vielfalt an Apps und Tools, die dem Online Worker die Arbeit einfacher machen.

Kommunikation – die E-Mail bekommt Konkurrenz

Wie oft schreibt man im Jahr 2017 noch private E-Mails? Kaum. Mit seinen Freunden kommuniziert der Online Worker meist über diverse Nachrichten-Dienste wie den Facebook Messenger, und selbst mit Mama und Papa gibt es eine Whatsapp-Gruppe, in der die wichtigsten und lustigsten Ereignisse des Tages geteilt werden.

Während im Privaten also Facebook die Kommunikation beherrscht (Whatsapp gehört seit 2014 dem sozialen Netzwerk an), macht sich im Beruflichen seit einigen Jahren Slack erfolgreich daran, die E-Mail abzulösen. Ob in Agentur, Startup oder Konzern – Slack erfreut sich überall großer Beliebtheit. Da man mit der Messenger-App jedoch nicht einfach einen konzernweiten Kommunikationskanal eröffnet, sondern jeder Teilnehmer sich in sein Team einloggen muss, findet der Austausch strukturiert und fokussiert statt. In Gruppen- oder 1:1-Chats kann man sich zu Projekten austauschen oder mit dem Kunden kommunizieren, sich Assets zur Abnahme hin- und herschicken oder per “Like”-Funktion Entscheidungen herbeiführen. Und damit nichts im Kommunikationsfluss verloren geht, lassen sich einzelne Nachrichten pinnen oder gar auf Wiedervorlage setzen.

Datentransfer & Daten speichern – USB-Stick ade

Vor zehn Jahren bekam man ihn auf jeder Messe als Werbegeschenk – heute muss man eine halbe Stunde das ganze Büro absuchen, bis man den einen Kollegen findet, der noch einen in der Tasche hat: den USB-Stick. Denn mittlerweile gibt es viel schnellere und einfachere Möglichkeiten, große Datenmengen von A nach B zu befördern. Bei WeTransfer kann man bis zu 2 GB kostenfrei (20GB in der kostenpflichtigen Version) verschicken. Entweder gibt man direkt beim Upload die E-Mail-Adressen des Empfängers ein oder man lässt sich von WeTransfer einen Download-Link generieren, den man dann per E-Mail oder Messenger weitergeben kann. Hilfreich ist auch die Funktion, sich darüber informieren zu lassen, wenn der Empfänger die Daten abruft.

Ein weiterer populärer Datenübermittler ist die Dropbox. Auch hier lassen sich Download-Links generieren, mit denen Empfänger – ob selbst Dropbox-Nutzer oder nicht – Daten herunterladen können. Doch Dropbox hat viel mehr zu bieten: Der Cloud-Speicherdienst hat bei vielen die Backup-Funktion übernommen. Schließlich werden alle Dokumente, Fotos und Videos, die man in die Dropbox legt, automatisch in der Cloud gespeichert und auf allen Geräten, die man als Online Worker so im Einsatz hat, synchronisiert.

Ebenfalls beliebt zum Sharen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten: Google Drive. In vielen Unternehmen werden keine Excel- und Word-Dokumente mehr hin- und hergeschickt. Warum auch, wenn die entsprechenden Pendants von Google – Google Tabellen und Google Docs – online funktionieren und so alle Beteiligten immer den aktuellsten Stand der Datei vor Augen haben, Änderungen nachvollziehen und ihre Anmerkungen per Kommentier- oder Vorschlags-Funktion hinzufügen können. Und wenn das Ganze dann doch mal “offline” an den Vorstand geschickt werden muss, so lassen sich die Dokumente als Word-, Excel oder Powerpoint-Präsentation herunterladen.

Der selbständige Online Worker

Früher musste man einen Entwickler beauftragen, wenn man sich als Online Worker selbständig machte und sich und seine Dienste auf einer eigenen Website präsentieren wollte. Doch dann kam Wordpress. Ursprünglich als reine Blog-Software gedacht, bildet Wordpress mittlerweile das Gerüst für unzählige Websites und Landingpages namhafter Firmen. Aus Millionen von Templates lässt sich der Look auswählen, der am Besten dem eigenen Geschmack und den individuellen Bedürfnissen für seine Web-Präsenz entspricht.

Während man bei Wordpress aber immer in einem Editier-Modus agiert und nur per Vorschau oder nach Veröffentlichung sieht, wie das Ergebnis wirklich aussieht, bieten neuere Dienste wie Wix oder Squarespace das Gestalten von Websites in einem “what you see is what you get”-Modus an: Man designt sich seine Website direkt auf der Oberfläche und klickt sich die Elemente, Bilder, Textbereiche und Buttons so zusammen, wie sie auf der fertigen Seite erscheinen sollen.

Lässt man aber doch einen Webdesigner ran, so können Designentwürfe über InVision geshared und kommentiert werden. Anstatt lange E-Mails an den Webdesigner zu senden, in denen man möglichst genau versucht zu beschreiben, welche Punkte man geändert haben möchte, können Kunde und Designer direkt im Entwurf kommentieren. Analoges bietet wipster für Video-Inhalte: Anstatt dem Cutter mühsam aufzuschreiben, an welchen Stellen im Video Dinge geändert werden müssen, lässt wipster Kommentare direkt im laufenden Video zu.

Meistens arbeitet man als Selbständiger für mehrere Kunden parallel. Damit man dabei immer genau festhalten kann, wie viele Stunden man für welchen Kunden vor dem Bildschirm gesessen hat, gibt es toggl. Das Timer-Tool trackt die Zeit, die man für ein bestimmtes Projekt für einen bestimmten Kunden gearbeitet hat und bietet wöchentliche und monatliche Übersichten und Reports, mit welchen Aufgaben und Arbeiten man seine Zeit verbracht hat.

Organisation ist die halbe Arbeit

Einkaufs- und To Do-Listen finden seit Aufkommen des Smartphones nicht mehr auf Schmierzetteln am Kühlschrank, sondern als App auf dem Handy statt. Mehr als nur eine einfache To Do-Listen-Funktion bietet Evernote. Die App synchronisiert, ähnlich wie Dropbox, die in ihr festgehaltenen Notizen über mehrere Devices hinweg. Dabei lassen sich Notizen in multiplen Notizbüchern organisieren, können verschlagwortet und mit einer Deadline versehen oder gezielt auch für andere Nutzer freigegeben werden.

Um das, was zu tun ist, zusätzlich in Prozessen abzubilden und auf kleinere Schritte hinunterzubrechen, nutzen viele Online Worker trello. Auf sog. Karten lassen sich einzelne To Dos festhalten und näher definieren, die dann aber über Listen in einen größeren Prozess eingeordnet werden. Karten lassen sich auch anderen Mitarbeitern zuordnen, so dass gemeinsame Projekte über trello abgebildet werden können.

Mit den oben genannten Apps und Tools steht dem frohen (Online) Schaffen nun also nichts mehr im Wege. Fast nichts. Denn bei allen Diensten muss man sich anmelden und einen Account erstellen. Damit man dabei nicht die Übersicht über zig verschiedene Passwörter verliert, nutzt man am besten einen Passwortmanager wie 1password oder LastPass.

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