Schluss mit dem Mail-Wahnsinn: 4 Tipps für den smarten Umgang mit E-Mails

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Könnt ihr auf Anhieb sagen, welchen Anteil eurer Arbeitszeit ihr täglich mit dem Checken, Organisieren und Bearbeiten von E-Mails verbringt? Falls nicht, wird euch die Antwort gegebenenfalls überraschen. Denn so praktisch E-Mails auch sind – als Kommunikationsmittel Nummer eins für Unternehmen (intern wie extern) bergen sie großes Verzettelungs- und Ablenkungspotenzial. Mit unseren Tipps zum besseren Umgang mit Mails organisiert ihr euch, sorgt dafür, dass keine wichtige Nachricht durchrutscht und eure E-Mails auch beantwortet werden. Klingt gut? Dann legen wir los!

1. Plant feste Zeiten zur Einsicht und Bearbeitung von E-Mails ein

Ich ertappe mich regelmäßig dabei, auch in Pausen-Zeiten oder während der Bearbeitung von Aufgaben mein Postfach zu checken. Das Problem dabei ist, dass Pausenzeiten nicht zur Erholung genutzt werden und das Einsehen der Mails vom eigentlichen Arbeitsprozess ablenkt. Das könnt ihr vermeiden, indem ihr täglich feste Zeitslots für die Organisation eures Postfachs einplant. Wie viele das sind, hängt davon ab, wie oft ihr Mails erhaltet, die sofort bearbeitet werden müssen und keinen längeren Aufschub dulden. Insofern ihr nicht im Kundenservice tätig seid, sollten 2-4 Einheiten verteilt über den Arbeitstag genügen. Legt man die Pomodoro-Technik für das eigene Zeitmanagement zugrunde, bedeutet dies, dass ihr pro Slot 25 Minuten dafür aufwendet, euer Postfach zu durchstöbern, zu strukturieren und E-Mails zu beantworten.

2. Organisiert euer Postfach

Das klingt zunächst logisch und einfach. Natürlich seid ihr vertraut damit, wie man Ordner anlegt und smarte Filter einsetzt. Allerdings fällt es den meisten Menschen schwer, eine logische Ordnerstruktur aufzubauen, bei der keine E-Mail verschwindet und die Inbox dennoch sauber bleibt. Prinzipiell lassen sich E-Mails in die folgenden Kategorien einordnen: Newsletter, heute erledigen, zur Wiedervorlage und wichtige Hintergrundinformationen für die Ablage bzw. das Archiv.

Was die Organisation von Newslettern betrifft bieten sich intelligente Filter an, um die Mail-Flut direkt in einen Ordner verschwinden zu lassen. Diese könnt ihr dann beispielsweise in Leerzeiten lesen. Alles mit dem Label „heute noch bearbeiten“, geht ihr innerhalb der dafür vorgesehenen Zeitslots an. Achtet dabei darauf, jede Mail möglichst nur einmal anzufassen und nach Erledigung ins Archiv zu verschieben. Den Wiedervorlage-Ordner kontrolliert ihr dann 1-2 Mal pro Woche, um auch zukünftige Aufgaben und Projekte im Blick zu behalten. Was die Ablage bzw. euer Archiv betrifft, lässt sich dieses einfach nach Projekten und/oder Kunden ordnen. Wer viele Unterordner bevorzugt, sollte auf ein E-Mail-Programm mit guter Suchfunktion setzten, um auch ältere Konversationen zuverlässig und in kurzer Zeit wiederzufinden.

Bei aller Ordnung bleibt zu sagen, dass das genannte System nur Sinn macht, wenn es zu eurer Arbeitsweise passt. Natürlich könnt ihr den Ordnern andere Namen zuweisen und diese ergänzen. Wem das Ordner-Prinzip gänzlich widerstrebt, kann sogar beim Arbeiten im Posteingang glücklich werden und nach einer IBM-Studie dabei sogar noch Zeit sparen.

3. Formuliert präzise und bleibt freundlich

Passiert es euch häufig, dass eure E-Mails nicht von Kunden oder Kollegen beantwortet werden? Dann solltet ihr eure Formulierungen überprüfen. Eine aussagekräftige Betreffzeile ist Trumpf. Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, diese zum Schluss zu verfassen, um darin möglichst in knappen Stichworten das Wesentliche herauszustellen. Braucht ihr dringend Feedback sollte auch das bereits im Betreff deutlich werden. Hier ein Beispiel: [Projektname]: [Inhalt] mit der Bitte um Freigabe bis [Zeitpunkt]. Damit wird für Kunden, Dienstleister und Kollegen schon auf den ersten Blick deutlich, um was es geht und dass die E-Mail bearbeitet werden muss. Dringende Abstimmungen könnt ihr auch mit Hilfe einer entsprechenden Priorisierung herausstellen. Doch Vorsicht: So eine Priorisierung sollte sparsam eingesetzt werden. Wenn ihr dauerhaft auch unwichtigere Mails hoch einstellt, werdet ihr vielleicht nicht mehr ernst genommen und bewirkt genau das Gegenteil.

Achtet auf die richtige Anrede. Diese sollte auf den Empfänger abgestimmt sein. Gerade wenn ihr mit vielen Personen kommuniziert, ist es ratsam noch einmal einen Blick auf vergangene Konversationen zu werfen, um nicht etwa einen Kontakt, mit dem ihr per du seid, plötzlich mit Sie anzusprechen.

Inhaltlich gilt es, Mails so kurz wie möglich und so lang wie nötig zu formulieren. Versetzt euch in den Empfänger hinein. Wird deutlich, worum es geht, oder benötigt dieser gegebenenfalls weitere Informationen für ein besseres Verständnis? Ist der Inhalt gut strukturiert? Wenn ihr den Adressaten zwingt, gedanklich zu springen, macht ihr es nicht nur ihm schwer, sondern verlängert eventuell auch die Zeit, bis ihr eine Antwort erhaltet. Eine gute Struktur endet übrigens nicht mit dem Inhalt, sondern sollte durch Absätze, Aufzählungen und sparsam eingesetzte Hervorhebungen optisch unterstützt werden.

Auch der Abschlussformel kommt ein bedeutender Stellenwert zu. Das belegt eine Studie des Software-Anbieters Boomerang: Dabei stellte sich heraus, dass E-Mails, die mit „Danke“, „Danke im Voraus“ und „Ich danke Ihnen“ eine wesentlich höhere Antwort-Quote erzielen als solche, die auf „mit freundlichen Grüßen“ enden.

Womit wir auch beim Thema Freundlichkeit sind. Denkt immer daran: Was einmal geschrieben und versendet ist, lässt sich nicht ohne Weiteres zurücknehmen. Beantwortet also lieber keine E-Mails, wenn ihr auf 180 sein. Lasst etwas Zeit vergehen und bleibt in beruflichen Angelegenheiten in jedem Fall sachlich! Auch Ironie ist eher dezent einzusetzen, da sie in der Schriftform schwer zu entschlüsseln ist und eventuell falsch verstanden wird.

4. Reduziert E-Mails

Ja, das geht wirklich! Beginnt mit dem Abbestellen (aller) nicht gebrauchter Newsletter. Das erfordert natürlich etwas Zeit. Doch es gibt Dienste wie unroll.me, die euch dabei unterstützen und die Abmeldung weitgehend automatisieren. Hilfreich kann es auch sein, einfach alle Newsletter abzubestellen und erst nach ein paar Tagen zu entscheiden, was ihr wirklich lesen müsst und wollt.
Ein weiterer Tipp ist es, E-Mails gründlich zu lesen, bevor ihr diese beantwortet. Fragt euch, ob ihr wirklich auf alle Punkte des Absenders eingegangen seid und ob alle Fragen eurerseits deutlich werden, bevor ihr auf „Senden“ drückt. So provoziert ihr keine unnötigen Antwortschleifen.
Zudem kann das Ausweichen auf andere Medien helfen, den Mailverkehr zu reduzieren. Kann ein Sachverhalt eventuell telefonisch schneller geklärt werden? Für die Unternehmensinterne Kommunikation bietet sich zudem das Ausweichen auf einen Team-Chat z.B. über Microsoft Teams an.

Ihr habt Tipps für eine optimierte E-Mail-Praxis? Verratet sie uns im Kommentarfeld!

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