Mobile Collaboration: Mit diesen 5 Tipps holt ihr das Beste aus dem Sommer!

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Foto: pixabay.com/StockSnap

Gastbeitrag von Paul Clark, Managing Director Europa und Afrika bei Plantronics

Was habt ihr für den Sommer geplant? Eine Reise an die Küste, in die Berge oder den Wald? Vielleicht habt ihr auch ein idyllisches Ferienhaus auf dem Land.

Viele Europäer nutzen den Sommer für entspannte Tage am Strand, Erholung auf dem Land oder einfach, um gemeinsam mit ihren Lieben dem Alltag zu entfliehen. Jedenfalls gefällt uns diese Vorstellung gut. In der Realität kann es schwer sein, die Arbeit hinter sich zu lassen. Die meisten von uns sind zwischen Urlaubsplänen und beruflichen Verbindlichkeiten hin- und hergerissen, was sich darin äußert, dass das Lesen von E-Mails oder telefonische Updates mit den Kollegen auch in der Freizeit dazugehören.

Auf dieselbe Weise, auf die sich Berufs- und Privatleben stetig weiter vermischen – denkt etwa daran, wie ihr eure Kinder während der Arbeitszeit zum Klavierunterricht bringt und liegengebliebene Aufgaben am Abend erledigt – durchdringen berufliche Verpflichtungen zunehmend unsere Ferienzeit.

Es ist nicht unüblich für Führungskräfte auch im Urlaub an Telefonkonferenzen teilzunehmen oder E-Mails zu lesen, insbesondere wenn sie sich eine längere Auszeit gönnen. Das führt uns dazu, intensiver nach flexibleren Möglichkeiten zu suchen, um arbeiten zu können und dennoch nicht auf eine erholsame Reise mit der Familie und Freunden verzichten zu müssen.

Dazu sei angemerkt, dass das Arbeiten während des Urlaubs sicher nicht zu den besten Angewohnheiten zählt. Wenn ihr dennoch darauf angewiesen seid, findet ihr nachfolgend fünf Tipps, die euch effizienter machen und euch diesen Sommer noch mehr Zeit für Erholung und Spaß schenken:

Beherzigt die Prinzipien von Smarter Working schon vor der Abreise

Die Basis von Smarter Working bilden drei Säulen: Menschen, Orte und Technologie. Dieser Ansatz ermutigt Menschen dazu, jeden Ort, an dem sie gern arbeiten zu ihrem Arbeitsplatz zu machen und setzt auf modernste Entwicklungen zur Herstellung eines effektiven Arbeitsumfelds. Davon profitiert der Einzelne ebenso wie das Unternehmen. So befürwortet Smarter Working insbesondere die Nutzung solcher Technologien und Devices, die auf den persönlichen Arbeitsstil abgestimmt sind und diesen unterstützen.

Niemand möchte freiwillig mehr arbeiten als er muss, besonders nicht im Urlaub. Smarter Working kann euch helfen effizienter zu arbeiten. Die Grundprinzipien von Smarter Working schon vor eurer Auszeit zu berücksichtigen und zu überlegen, wie ihr eure Arbeit effektiver erledigt, lässt euch das Beste aus der Zeit machen, die ihr am Rechner oder am Telefon verbringen müsst.

Legt eine bestimmten Zeitpunkt und Ort fest, an dem ihr arbeiten wollt

Ihr seid im Urlaub. Wenn ihr dennoch arbeiten müsst, ist es wichtig, dass ihr die Zeit dafür vorher festlegt und sie einhaltet – nicht zuletzt, weil sich die Arbeit im Urlaub auch auf die Menschen um euch herum auswirkt. Moderne Technologien, wie leistungsstarke Headsets, cloudbasierte Software und 4G geben euch Handlungsspielraum, sodass ihr selbst entscheiden könnt, wann und wo ihr arbeitet.

Einen speziellen Tisch oder Platz zu haben, an dem ihr E-Mails lest, Dokumente erstellt oder mit den Kollegen telefoniert, kann sehr vorteilhaft sein. Psychologisch bedeutet dies etwa, dass ihr eure Arbeit auf einen bestimmten Ort eingrenzt. Ähnlich verhält es sich, wenn ihr eure beruflichen Pflichten jeden Tag im gleichen Zeitfenster nachgeht. So stellt ihr sicher, dass sich in eure Urlaubszeit nicht stetig länger werdende Arbeitsintervalle einschleichen.

Investiert in ein qualitativ hochwertiges Headset

Für die meisten Führungskräfte geht die tägliche Arbeit mit etlichen Telefonaten einher, die sowohl Audio- als auch Videogespräche einbeziehen können. Wenn ihr während des Familienurlaubs arbeitet, ist es sehr wahrscheinlich, dass ihr einen separaten Ort, wie die Lounge eures Ferien-Apartments nutzt, um Anrufe zu erledigen. Denn – seien wir ehrlich – diese Telefonate können sehr störend sein. Zudem sind Hintergrundgeräusche stark ablenkend, während ihr euch gerade auf andere Dinge konzentrieren müsst.

Eine aktuelle Studie des Forschungsinstituts Oxford Economics fand heraus, dass 64 Prozent der Mitarbeiter glauben, durch das Vermeiden von Ablenkungen produktiver zu sein. Dies bestätigt eine Studie der University of California, Irvine, die aufzeigt, dass es etwa 23 Minuten dauert, nach einer Unterbrechung wieder in eine Aufgabe zurückzufinden.

Ein leichtes, schnurloses Headset mit Active Noise Cancelling (ANC) hilft euch effizienter und komfortabler zu arbeiten, da Ablenkungen auf ein Minimum reduziert werden – eine durchaus lohnenswerte Investition.

Testet Collaboration-Tools

Eines der Grundprinzipien von Smarter Working ist, stetig nach Möglichkeiten zu suchen, um effizienter arbeiten zu können. Die Nutzung von Collaboration-Tools ist dabei der offensichtlichste Weg. In der Lage zu sein, einen Kollegen einfach via IM zu kontaktieren oder ad hoc eine Videokonferenz aufzusetzen, stärkt die Zusammenarbeit von Teams und fördert den Ideenaustausch.

Bei dem riesigen Angebot an Collaboration-Tools ist es wichtig eine Lösung zu finden, die zu eurem persönlichen Arbeitsstil passt – sei es eine unternehmenseigene App für Unified Communications (UC) oder eine Facebook-Gruppe. Plant ihr für einige Wochen zu verreisen, bietet es sich gegebenenfalls an, ein wöchentliches Status-Meeting mit eurem Team anzusetzen, etwa in Form eines Google+ Hangouts.

Setzt auf Unified Communication

Ein effektives UC-System ermöglicht euch kontinuierlich im Austausch zu stehen, ohne dass ihr lange überlegen müssen, welches Medium das Richtige ist. „Wirkliche“ UC überlässt die Frage der technologischen Möglichkeiten der Infrastruktur und bietet absolute Flexibilität. Beispielsweise erfasst eine smarte Anwesenheitserkennung automatisch, welche eurer Kontakte gerade erreichbar sind und auf welchem Weg.

Vom einfachen Weiterleiten der Rufnummer bis hin zu komplexeren Vorgängen, wie dem schnellen Wechsel zwischen Skype und Microsoft Word – UC bietet Führungskräften viele Vorteile und unterstützt eure Produktivität. Die wirklich gute Nachricht dabei ist, dass die meisten Unternehmen Mitarbeitern heutzutage eine UC-Infrastruktur zur Verfügung stellen.

Mit den genannten Tipps könnt ihr eure Produktivität steigern, habt mehr Kontrolle über eure Kommunikationswege und erleichtert es nicht nur euren Kollegen, euch einfacher zu kontaktieren, auch wenn ihr nicht im Büro seid.

Über den Autor
Paul Clark ist Vice President und Managing Director für die Märkte Europa und Afrika bei Plantronics und verantwortlich für die Geschäftsentwicklung in diesen Regionen.

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