Technische Ausstattung als Schlüssel zur effizienten Geschäftsreise

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Foto: Plantronics
Foto: Plantronics

Von keinem Flughafen, von keinem Bahnhof sind sie wegzudenken. Jeder Reisende kennt sie und gehört gelegentlich vielleicht sogar selbst zu ihnen: Geschäftsreisende. Während andere Globetrotter zum Vergnügen die Welt entdecken, sind sie in spezieller Mission unterwegs, egal ob Neukundengewinnung oder Vertragsabschluss. Eine von Concur, einem Hersteller von Software zum Reisekostenmanagement, in Auftrag gegebene Studie (1) aus dem letzten Jahr zeigt, dass bei den meisten Unternehmen die Ausgaben für Geschäftsreisen steigen und dabei sogar oft das vorgesehene Budget überschritten wird. Hier stellt sich angesichts der stetigen Entwicklung neuer Collaboration-Tools die Frage, ob Unternehmen das Optimierungspotential durch die effektive Nutzung von Kommunikationstechnik überhaupt ausschöpfen. Verschiedene Studien lassen das bezweifeln.

Häufig unzureichendes Equipment für Mitarbeiter

Innerhalb der Business Travel Studie des Deutschen ReiseVerbandes (2) aus dem Jahr 2013 geben nur 64 % der 100 befragten Führungs- und Fachkräfte an, dass sie eine technische Ausstattung angeboten bekommen, die sie bei der Gestaltung der Arbeitszeit und der freien Zeit unterstützt. Die Mitarbeiter wünschen sich laut der in Deutschland durchgeführten Befragung durch technische Ausstattung auf Reisen vor allem Flexibilität von ihren Arbeitgebern. Hier gibt es offenbar noch einigen Verbesserungsbedarf. Auch die Notwendigkeit von Geschäftsreisen bietet einen Ansatzpunkt, Kosten kritisch zu prüfen: Von den Befragten nennen immerhin 57 % die Kontaktpflege zu Mitarbeitern des eigenen Unternehmens als Anlass für Geschäftsreisen. Auch wenn das persönliche Treffen von Mitarbeiter an verschiedenen Standorten mit Sicherheit von Zeit zu Zeit förderlich für die Zusammenarbeit ist, so sind regelmäßige Absprachen und Konferenzen ebenso gut durch virtuelle Konferenzen realisierbar, wodurch Reisekosten eingespart werden können.

Nicht nur in Deutschland besteht Handlungsbedarf

Dass es sich bei diesem Optimierungsbedarf auch um ein internationales Phänomen handelt, zeigt eine von Plantronics initiierte Studie (3) in Großbritannien. Die Untersuchung bestätigt, dass trotz des steigenden Reisebedarfs oft das technische Equipment nicht ausreichend zur Verfügung gestellt wird. Ganze 47 % der Befragten geben an, ausschließlich ihr eigenes Smartphone auf Geschäftsreisen nutzen zu müssen. Auch weitere Hindernisse, wie die oft mangelnde Aufklärung der Mitarbeiter zur Datensicherheit auf Dienstreisen, treten in dieser Studie zu Tage. Grundsätzlich ist es für die Sicherheit des Unternehmens unbedingt notwendig, dass Mitarbeiter darüber informiert werden, ob und wie sie zum Beispiel öffentliche WLAN-Zugänge nutzen können. Innerhalb der Studie geben jedoch nur 23 % der befragten Mitarbeiter an, über solche Sicherheitsrisiken aufgeklärt worden zu sein.

Unternehmen müssen also weiter daran arbeiten die richtige Technik nicht nur im Büro, sondern auch auf Geschäftsreisen zu etablieren und effektiv einzusetzen. Dies kann in der modernen Arbeitswelt mitunter entscheidend für den Erhalt oder sogar die Steigerung des geschäftlichen Erfolgs sein. Nicht unterschätzt werden sollte auch die negative Auswirkung auf das Unternehmensimage. Denn die Business Travel Studie (4) in 2014 wiederum stellt heraus, dass Mitarbeitern die Unterstützung bei geschäftlichen Reisen durch das Unternehmen sehr wichtig ist und die Attraktivität des Arbeitgebers beeinflusst. In Zeiten des nahenden Fachkräftemangels und Employer Brandings ein sicherlich sehr relevantes Thema.

(1) Concur, 2014: Geschäftsreise Benchmark, durchgeführt von techconsult Technologies, Befragung von 268 Business- und IT-Verantwortlichen deutscher Unternehmen unterschiedlichster Branchen mit mehr als 500 Mitarbeitern, URL: www.geschaeftsreise-benchmark.de

(2) Deutscher ReiseVerband, 2013: Business Travel Studie, durchgeführt von Faktenkontor, Befragung von insgesamt 200 Geschäftsführern sowie Fach- und Führungskräften, die regelmäßig auf Geschäftsreisen sind und in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern arbeiten. URL: www.chefsache-businesstravel.de

(3) Plantronics, August 2013: Business Traveler Studie UK, Befragung von insgesamt 500 Mitarbeitern verschiedener Unternehmen unter anderem aus dem Finanzsektor, der Telekommunikation und dem öffentlichen Dienst in Großbritannien

(4) Deutscher ReiseVerband, 2014: Business Travel Studie, durchgeführt von Faktenkontor, Befragung von 110 Geschäftsführern sowie 110 Führungs- oder Fachkräften aus deutschen Unternehmen ab einer Größe von 250 Mitarbeitern. URL: www.chefsache-businesstravel.de.