Bye bye E-Mail: Jetzt kommen Slack & Co.

You’ve Got Mail!

Anfang der Neunzigerjahre läutete dieser AOL-Spruch den Siegeszug der E-Mail ein. Während man vor 25 Jahren nach minutenlangem Knacken und Tüdelü in der Leitung aufgeregt sein elektronisches Postfach öffnete, gehört die Kommunikation über E-Mail heutzutage für fast jeden Arbeitnehmer zum Alltag – mit all seinen Vor- aber auch Nachteilen. Denn wer kennt es nicht, das ewige E-Mail-Hin-und-Her oder die Chef-in-CC-Intrigen? Laut einer McKinsey-Studie verbringt ein Arbeitnehmer im Durchschnitt 28% seiner Arbeitszeit damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten.

Mittlerweile wurde das “You’ve got Mail” durch Desktop-Notifications ersetzt, die mit einem “Ping!” wahlweise am rechten oder linken Bildschirmrand aufpoppen, sobald eine neue E-Mail eintrudelt. Ursprünglich als Unterstützung der direkteren Kommunikation gedacht, sind diese Notifications für viele zum Konzentrationskiller Nummer 1 geworden. Selbst wenn man gerade noch so fokussiert arbeitet, ist es schwer, sich davon nicht rausreißen zulassen, die Mail nicht sofort zu lesen und zu beantworten.

Effizienzsteigerung durch digitale Messaging-Tools

Eigentlich ein Wunder, dass in unserer profitorientierten Arbeitswelt nicht schon viel früher die Frage aufkam: “Geht das nicht auch effizienter?” Genau diesem Problem widmen sich die immer beliebter werdenden Instant-Messaging-Dienste wie Jabber, Yammer und allen voran Slack.

Schon seit längerem wird vor allem in Start-ups und Unternehmen mit überdurchschnittlich vielen jungen Mitarbeitern Skype als schnelleres, direkteres Kommunikationsmittel genutzt. So bekommt man etwa die kurze Frage nach dem Datum des letzten Newsletter-Versands schneller beantwortet, als stundenlang auf die E-Mail-Antwort zu warten. Der Nachteil von Skype – vor allem in den Augen des Chefs – ist die private Nutzung. Bin ich bei Skype online, sehen das meine Kontakte – aber eben nicht nur die Arbeitskollegen sondern auch meine Freunde. Das verleitet schnell dazu, die Party-Highlights des kommenden Wochenendes zu diskutieren oder mit der besseren Hälfte die Urlaubsplanung voranzutreiben.

Anders bei Yammer, Slack und Co. Die neuen Messenger-Dienste wurden gezielt für die Arbeitswelt entwickelt. Wir haben uns vor einiger Zeit entschieden, eines der Tools auszuprobieren. Unsere Wahl fiel auf Slack und wir sind mittlerweile ziemlich angetan von dem Dienst. Ein kleiner Erfahrungsbericht.

Nach dem unkomplizierten Anmelden, tritt man als erstes dem Team bei, in dem sich die Kollegen befinden – und schon geht’s los. Man kann sowohl Chats mit einzelnen Mitarbeitern als auch Gruppenchats starten, z.B. abteilungs- oder projektbezogen. Das ist sehr hilfreich, da dann alle, die bei einem Projekt involviert sind, immer auf dem gleichen Stand sind. Die Historie der jeweiligen Chats bleibt erhalten und durchsuchbar, außerdem lassen sich Dateien per drag & drop in die jeweiligen Channels ziehen und sind dann ebenfalls im Chat archiviert und auffindbar. Das heißt, nicht jeder Projektbeteiligte hat lokal bei sich im E-Mail-Postfach einen Ordner, in dem er die Kommunikation samt Anhängen sammelt, sondern alles befindet sich zentral an einem für jeden zugänglichen Ort.

Zudem lassen sich viele Dienste aus der schönen neuen Online-Welt in Slack integrieren: Dropbox, Trello, Asana, MailChimp, Google Hangouts… Mittlerweile gibt es einen ganzen Appstore voller Dienste, mit denen sich unter anderem neue Trello cards direkt aus Slack anlegen, Flüge tracken oder Hangouts starten lassen. Wie es sich für einen Messenger gehört, gibt es Slack auch als mobile App, damit man auch in der Mittagspause fröhlich weiter slacken – oder das Tages-Menü aus der Kantine in den #lunch-Chat posten – kann.

Slack den eigenen Bedürfnissen anpassen

Ein weiterer Vorteil, den wir als sehr praktisch empfunden haben, sind die sogenannten Slackbots – Chatbots, die so programmiert werden können, dass sie z.B. automatisch neue Leads oder Newsletter-SignUps melden oder Alarm schlagen, wenn Meetings anstehen. Wer es, wie wir, noch einen Tick nerdiger mag – und programmieren kann – kann sich auch auf ein spezifisches Abfrage-Kommando hin Passwörter und Zugangsdaten anzeigen lassen. Das erwies sich als sehr hilfreich, wenn man mal wieder den Login für das Office-WLAN oder den Code für den Fahrstuhl vergessen hat. Sogar ein Deployment lässt sich per Slack-Befehl triggern und ist besonders praktisch, wenn man beispielsweise nur eine Kleinigkeit auf einer Website geändert hat, die IT aber nicht mit einem Zwischen-Deployment belasten möchte.

Natürlich hat auch Slack hohes Ablenkungspotenzial, wenn man gerade in eine Aufgabe vertieft ist. Denn auch Slack arbeitet mit Desktop-Notifications und den “Zahlen-Bubbles” am App-Icon, die einem anzeigen, wie viele Nachrichten darauf warten, gelesen zu werden. Aber, anders als bei den Desktop-Notifications für E-Mails, lässt sich bei Slack differenzierter einstellen, wann man benachrichtigt werden möchte, z.B. bei Direktnachrichten in Einzelchats oder wenn der eigene Name bzw. ein bestimmtes Keyword in Gruppenchats genannt wird.

Als sehr erleichternd für die Work-Life-Balance haben wir die Snooze-Funktion empfunden, mit der man täglich für einen bestimmten Zeitraum, z.B. von 19:00 Uhr abends bis 8:00 Uhr am nächsten Morgen, jegliche Benachrichtigungen schlummern lassen kann.

Die Möglichkeiten, mit den neuen Instant-Messengers die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu optimieren, sind enorm – McKinsey prophezeit eine Effizienzsteigerung der Arbeitsleistung von durchschnittlich 25% durch die neuen Kommunikations- und Kollaborations-Tools. Grund genug, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Wer Slack daher selbst testen möchte, dem sei zunächst einmal die kostenlose Version ans Herz gelegt, die einen ganz guten Eindruck des Tools vermittelt.

Ihr habt selbst schon Erfahrungen mit Slack oder ähnlichen Diensten gemacht? Teilt sie mit uns in den Kommentaren.