Im digitalen Wandel der Arbeitswelt sind moderne Technologien im Unternehmen unerlässlich. Um einen Gesamtüberblick über die Nutzung von sogenannten Social-Collaboration-Tools und deren Auswirkung auf die Zusammenarbeit im Betrieb zu erhalten, hat die Unternehmensberatung Campana & Schott mit dem Fachbereich Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt bereits zum dritten Mal die „Deutsche Social Collaboration Studie“ erhoben. Insgesamt wurden 1.418 Mitarbeiter aus unterschiedlichen Unternehmensgrößen aus der Schweiz und Deutschland befragt.
Digital versus Analog
Anhand der folgenden acht Szenarien gaben die Teilnehmer Auskunft über die digitalen Technologien, die sie verwenden.
Der Reifegrad bezieht sich auf die Nutzung der jeweiligen digitalen Technologien und liegt in diesem Jahr auf einer Skala von 1 bis 7 bei 3,96 und ist damit etwas höher als im Vorjahr (3,29). Das bedeutet, dass Mitarbeiter mehr auf digitale Technologien als auf analoge Ansätze zur Kommunikation und Kollaboration zurückgreifen. Insbesondere die Nutzung digitaler Tools für das Ausfüllen von Anträgen, dem Beziehen von firmeninternen Informationen und dem Austausch von Dokumenten hat zugenommen.
Arbeitseffizienz versus Ausstattung
Der Einsatz von Social-Collaboration-Tools im Unternehmen zahlt sich aus. Die Arbeitseffizienz von Mitarbeitern, die öfters auf digitale Technologien zurückgreifen, ist rund 30 Prozent höher, als bei Kollegen, die dies nicht tun. Für viele Teilnehmer besteht bei der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes allerdings Nachholbedarf. So ist jeder zweite Mitarbeiter mit der zur Verfügung gestellten Technologie unzufrieden und nur rund 9 Prozent vollständig zufrieden. Verbesserungspotenzial wird vor allem im ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente sowie in einer höheren Verfügbarkeit von Cloud-basierten Tools gesehen.
Unternehmensgröße versus Digitalisierungsfortschritt
Unternehmen, die viele Digitalisierungsprojekte erfolgreich abgeschlossen haben, weisen eine höhere Technologienutzung und damit eine höhere Arbeitseffizienz auf, als Unternehmen, bei denen Digitalisierungsprojekte bisher kaum von Bedeutung sind. Der Unterschied hierbei liegt bei 32 Prozent. Wie die Studie zeigt, ist vor allem bei größeren Unternehmen die digitale Transformation fortgeschritten im Gegensatz zu Mittelstandsunternehmen.
Unternehmenskultur versus individuelle Erwartungen
Jeder zweite Teilnehmer gab an, durch den Einsatz von Social-Collaboration-Tools eine Veränderung in der Unternehmenskultur wahrzunehmen. Dank digitaler Technologien nimmt die Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams und Abteilungen sowie über verschiedene Hierarchieebenen hinweg zu. Im Gegensatz dazu hat sich die Risikobereitschaft bei innovativen Tätigkeiten weniger stark verändert.
Social-Collaboration-Tools schüren zudem Erwartungen an den digitalen Arbeitsplatz. Die wichtigste Anforderung ist aus Mitarbeitersicht eine verbesserte Work-Life-Balance. Für Unternehmen empfiehlt es sich, Tools einzuführen, mit denen sich zum Beispiel Homeoffice in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Ferner sind der Spaß an der Arbeit und die Möglichkeit, neue Ideen besser zu verfolgen weitere wichtige Erwartungen an den digitalen Arbeitsplatz. Hierbei spielt der Grad der Vernetzung und Kommunikation eine große Rolle. Besteht nicht die Möglichkeit, sich schnell und einfach effektiv mit den Kollegen auszutauschen, kann dies negative Auswirkungen auf den Spaß und Workflow der Mitarbeiter haben.
Die meisten Mitarbeiter sehen ihre Erwartungen teilweise erfüllt, vollkommen zufrieden sind jedoch nur 2,8 Prozent.
Enterprise Social Networks
Digitale Tools wie Enterprise Social Networks (ESN) zur digitalen Vernetzung von Mitarbeitern sowie der Platzierung von Dokumenten und dem internen Wissenstransfers gewinnen immer mehr an Bedeutung. Mitarbeiter, die ESN nutzen, können produktiver arbeiten, da sie auf Ergebnisse ihrer Kollegen zurückgreifen können und sich Wissen effektiver übertragen lässt. Die Verwendung von ESNs erhöht dieses Metawissen im Unternehmen um bis zu 74 Prozent. Dagegen beklagen 30 Prozent bei der Einführung von ESN nicht richtig vom Management unterstützt zu werden. 36 Prozent gaben sogar an, über den Mehrwert eines solchen Netzwerks nicht richtig informiert geworden zu sein.
Ein weiteres Ergebnis der Studie zeigt, dass die Nutzung von ESN die effektive Netzwerkgröße eines Mitarbeiters um bis zu 76 Prozent steigern kann. Das ist vor allem in Bezug auf den Wissenstransfer relevant, da Beschäftigte mit einer effektiven Netzwerkgröße auf mehrere Wissensquellen zurückgreifen und diese gegebenenfalls neu kombinieren können. Somit kann die Nutzung von ESN über persönliche Netzwerke Innovationen fördern.
Die Social Collaboration Studie verdeutlicht, dass ein digitaler Arbeitsplatz einen Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter bietet. Allerdings sollte die Einführung solcher Tools rechtzeitig an die Angestellten kommuniziert und gegebenenfalls Schulungen angeboten werden, um zu gewährleisten, dass alle den gleichen Wissenstand haben und gründlich mit den Tools arbeiten können. Insgesamt bietet die Studie interessante Informationen und Handlungsempfehlungen für Unternehmen, um geeignete Digitalisierungsstrategien zur Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit und Kommunikation zu bieten. Die gesamte Studie gibt es hier.
