Smarter Meetings Part II: Auf die Technik kommt es an

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©Plantronics

Meetings nehmen als fester Bestandteil des Arbeitsalltags häufig viel Zeit in Anspruch. Ob persönlich, virtuell oder als Kombination aus beidem – im besten Fall ist die Zusammenarbeit produktiv, anregend und bringt uns einen Schritt weiter. Im schlimmsten Fall lenken Meetings von wichtigen Aufgaben ab, sind langweilig oder werden sogar als Zeitverschwendung empfunden. Und tatsächlich wünschen sich laut einer aktuellen Studie* von Plantronics viele Mitarbeiter eine Optimierung der Meetingkultur in ihrem Unternehmen. Grund genug, sich das Phänomen Meeting und die Ursachen für schlechte Meetings näher anzusehen.

Im ersten Teil unserer Artikel-Reihe haben wir uns der wichtigsten Komponente, den Teilnehmern, gewidmet und aufgezeigt, wie unterschiedliche Meeting-Typen die Dynamik gemeinsamer Besprechungen beeinflussen. Da Meetings dank Highspeed-Internet, cloudbasierter Lösungen zur Kollaboration, mobiler Technologien und neuer Audiotools heute vor allem nicht mehr nur Face to Face, sondern zunehmend virtuell stattfinden, wollen wir uns in Part II mit einem weiteren wichtigen Element beschäftigen: der Technik.

„Hallo? Ist da jemand? … ich kann Sie nicht verstehen.“

Bei virtuellen Meetings sind technische Schwierigkeiten die größten Zeitfresser. Im Rahmen der Untersuchung von Plantronics zum Thema Meetings wurden sie als eine der Kernursachen für ineffektive Besprechungen identifiziert: Demnach führen in 42,5 Prozent der Meetings, an denen Mitarbeiter telefonisch von verschiedenen Orten aus teilnehmen, technische Probleme bei der Verbindung oder mit dem Netzwerk und Verzögerungen bei der Einwahl zu Frust.

40 Prozent der Teilnehmer gaben sogar konkret an, dass Probleme mit der Technik durchschnittlich eine Verzögerung von drei bis fünf Minuten verursachen. 51 Prozent schätzen diese Zeit auf mehr als sechs Minuten. Der mit der Anzahl der Teilnehmer steigende Zeitverlust liegt auf der Hand: Bei der Beteiligung von acht Personen geht beispielsweise fast eine Stunde Arbeitszeit verloren. Die Auswahl der richtigen Kommunikationstools und individuelle Schulungen unterstützen dabei, die effektive Funktionsweise einer virtuellen Meetingumgebung für die Nutzer sicherzustellen.

Gute Audioqualität als Grundvoraussetzung virtueller Meetings

Die Herausforderung an die technischen Tools ist es, virtuelle Meetings so natürlich wie möglich zu gestalten. Auch bei räumlicher Entfernung lässt es sich am besten zusammenarbeiten, wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, gemeinsam an einem Tisch zu sitzen. Deswegen ist die Tonqualität für virtuelle Meetings von entscheidender Bedeutung.

Laute Unterhaltungen, klingelnde Telefone, Lärm durch geöffnete Fenster – vor allem im Großraumbüro gibt es eine Vielzahl potenziell störender Hintergrundgeräusche. Mehr als die Hälfte der Teilnehmer gaben in der Befragung an, in Telefonkonferenzen auch Nebengespräche zu hören (56 Prozent). Durch Stummschaltung, Noise Cancelling-Technologien und dämpfende Ohrkissen können störende Hintergrundgeräusche effektiv reduziert werden.

Tests verschiedener Szenarien unter Berücksichtigung der verwendeten Geräte

Bei virtuellen Besprechungen kommen unterschiedliche Geräten wie PC, Laptop, Tablet, Smartphone sowie Freisprech- oder Festnetztelefon zum Einsatz. Es ist deswegen empfehlenswert, alle möglichen Szenarien unter Berücksichtigung der verwendeten Geräte zu testen. Zu beachten sind Bandbreite, Firewalls, besondere Vorab-Genehmigungen und die Möglichkeit, benötigte Apps herunterzuladen.

Wenn Tools und Technologien in Abhängigkeit der individuellen Anforderungen richtig ausgewählt und eingesetzt werden, ermöglichen virtuelle Meetings professionelle Kommunikation überall und zu jeder Zeit. Das auf der Studie von Plantronics basierende E-Book „Blaupause für bessere Meetings“ unterstützt Organisatoren und Teilnehmer dabei, die Produktivität ihrer Meetings zu steigern. Es steht euch unter folgendem Link zum kostenlosen Download zur Verfügung: http://www.plantronics.com/de/collaboration/smarter-meetings

*Befragung unter mehr als 1.000 Mitarbeitern aus Unternehmen mit über 1.000 Beschäftigten, 2015, Teilnehmer nach Ländern: UK – 208 Teilnehmer, USA – 205 Teilnehmer, China – 207 Teilnehmer, Deutschland – 203 Teilnehmer, Frankreich – 204 Teilnehmer

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