Desk-Sharing: Bäumchen wechsel dich im Büro – Teil 1

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Simply Smarter Office © Plantronics

Flexibles Arbeiten ist heute in aller Munde und freut sich zunehmender Beliebtheit. Angesichts der Tatsache, dass Mitarbeiter dabei frei entscheiden können, wann sie wo arbeiten, steht dem klassischen Büro eine unbegrenzte Menge an neuen, häufig attraktiveren Arbeitsplätzen gegenüber. So kommen zu den üblichen 30 Prozent an leeren Arbeitsplätzen aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Geschäftsreisen heute durch individuelle Arbeitszeiten, Home Office und Co. noch eine Reihe weiterer einsamer Schreibtische hinzu. Kein Wunder also, dass in diesem Zusammenhang immer wieder der Begriff des Desk-Sharing genannt wird. In unserem zweiteiligen Artikel wollen wir uns damit beschäftigen, welche Vorteile (Teil 1) und Herausforderungen (Teil 2) das neue Teilen im Büro für Unternehmen und Mitarbeiter mit sich bringt.

Verschiedene Arbeitsplätze für verschiedene Aufgaben

Trotz der Vielzahl an alternativen Arbeitsplätzen verliert das Büro seine Bedeutung als zentrale Anlaufstelle nicht. Insbesondere für die Teamarbeit oder Meetings mit Partnern und Kunden wird es nach wie vor genutzt, aus praktischen wie repräsentativen Gründen. Im Idealfall ist es sogar nicht nur einer von vielen Arbeitsplätzen, sondern bietet einen Ort, innerhalb dessen Mitarbeiter die Möglichkeit zum flexiblen Arbeiten erhalten.

Im Laufe eines Tages oder einer Woche erledigen wir verschiedenste Aufgaben, die unterschiedliche Anforderungen an uns und unser Umfeld stellen. Neue Technologien ermöglichen es, Arbeitsplätze unserem individuellen Arbeitsrhythmus anzupassen. Wir entscheiden, wann wir wo am produktivsten sind. Diesen Ansprüchen werden heute auch moderne Büros gerecht. Unterschiedliche Räumlichkeiten unterstützen durch ihr Design und ihre Ausstattung diverse Arbeitsstile: So gibt es ruhige Arbeitsplätze, an denen Mitarbeiter konzentriert lesen oder an einem Konzept schreiben können, inspirierende Umgebungen für ein kreatives Arbeiten, Meetingräume für den Austausch im Team sowie Bereiche, die die Möglichkeit für eine Auszeit bieten. Der Standard-Arbeitsplatz ist in dieser Auswahl eine weitere Option, wird jedoch häufig nicht mehr den ganzen Tag genutzt. Hier kommt das sogenannte Desk-Sharing Prinzip ins Spiel, das heißt die zeitversetzte Nutzung eines Arbeitsplatzes durch mehrere Mitarbeiter.

Neue Bewegung im Büro – Vorteile und Chancen des Desk-Sharing

Klingt das Desk-Sharing für einige befremdlich – verlieren sie doch ihr persönliches „Territorium“ im Büro – so bietet es doch zahlreiche Chancen für das Unternehmen und den Einzelnen. Wo weniger Arbeitsplätze bereitgestellt werden, als es Mitarbeiter gibt, fallen jedoch in erster Linie die ökonomischen Faktoren positiv auf. Denn Unternehmen können durch das Sharing signifikant an Kosten für Raum- und Infrastruktur sparen. Die Büroflächen werden kleiner und es müssen weniger Plätze ausgestattet werden.

Noch besser: Die Bereitstellung von Mobile Devices wie Laptop, Tablet und Smartphone ermöglicht den Mitarbeitern, sich frei im Büro zu bewegen. Damit geht ihr Arbeitsplatz dahin, wo sie sind – Meetings müssen nicht unterbrochen werden, weil Arbeitsdokumente fehlen oder dringende E-Mails zu beantworten sind. Zugleich werden die Räumlichkeiten durch das Angebot an vielfältigen Arbeitsbereichen ideal ausgenutzt.

Wechselnde Arbeitsplätze, wechselnde Tischnachbarn – Die regelmäßigen Veränderungen in dem neuen Büroalltag bringen auch Bewegung in die Bereiche soziale Faktoren und Wissensmanagement. Indem Mitarbeiter zwischen den verschiedenen Arbeitsplätzen wechseln, wird der Austausch untereinander, der Kontakt zu neuen Kollegen und – sofern einbezogen – auch mit Führungsebenen gefördert. Damit werden Erfahrungen und Wissen auf natürliche Weise innerhalb des Unternehmens weitergegeben sowie zusätzlich die Selbstorganisation und Kommunikationsfähigkeit der Mitarbeiter gestärkt. Gleichzeitig vereinfacht das Desk-Sharing die Kommunikation und Koordination in projektabhängigen Teams, da diese je nach Bedarf in einem Bereich zusammensitzen können.

All diese Bestandteile sorgen für die Gestaltung eines produktiven und attraktiven Arbeitsumfeldes, welches sich wiederum positiv auf das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter aus wirkt sowie damit auch die Unternehmenseffizienz und Mitarbeiterbindung unterstützt. Zudem lässt sich ein Anreiz für neues qualifiziertes Personal schaffen.

Der Weg zur Umsetzung

Das klingt alles gut? Dann kann es ja losgehen, oder? Wie mit vielen Dingen geht das jedoch leider nicht von heute auf morgen. Bevor das Bürokonzept Desk-Sharing erfolgreich umgesetzt werden kann, gibt es einiges zu beachten und überlegen. Was das genau ist, lest ihr im zweiten Teil Desk-Sharing: So klappt es mit dem Teilen im Büro.

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