Digitalisierung: Papierlos glücklich

„Man hat halt gern was in der Hand“ sagt der Kollege, der das Konzept vor der Freigabe noch einmal in gedruckter Form Korrektur lesen möchte. Erleichtert uns das Papier lediglich die Verarbeitung der niedergeschriebenen Informationen oder hat es sogar einen psychologischen Wert? Sie geben es nicht gern zu, aber die Deutschen LIEBEN Papier. Und AUSDRUCKEN! Unser Papierbedarf steigt stetig, während die Digitalisierung der Arbeit längst in aller Munde ist.

Laut dem Verband Deutscher Papierfabriken werden in Deutschland pro Kopf jedes Jahr 244 Kilogramm Papier verbraucht. Nur Österreich, Luxemburg und Belgien jagen offenbar noch mehr Dokumente durch den Reißwolf als wir. Dabei verzichten wir im Alltag schon weitestgehend auf Gedrucktes. Papierkalender nutzt doch eigentlich kaum jemand mehr, Bankgeschäfte werden online erledigt, Bücher auf dem E-Reader geschmökert und Google statt der Gelben Seiten befragt. Sogar die Musiker der Brüsseler Philharmonie spielen nicht mehr ausschließlich von Notenblättern, sondern haben Samsung-Tablets vor sich. Und wer nutzt überhaupt noch Landkarten? Auf dem Schreibtisch hingegen türmen sich Papierberge, Rechnungen und Visitenkarten. Unzählige Notizzettelchen sind rings um den Bildschirm drapiert. Bloß nichts vergessen! Wollen und werden wir diese Überbleibsel der analogen Welt je vollständig aus den Büros verbannen können?

Die Vision eines papierlosen Büros

Im Vergleich können sich niederländische Arbeitnehmer eher als ihre deutschen Kollegen mit der Vision eines papierlosen Büros anfreunden. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des niederländischen Softwarespezialisten Viadesk. Während es auf deutscher Seite aktuell nur 38 Prozent der befragten Arbeitnehmer für eine realistische Vorstellung halten, in Zukunft komplett ohne das Ausdrucken von Dokumenten auszukommen, sind in den Niederlanden bereits 85 Prozent dieser Meinung. Dennoch ist und bleibt das papierlose Büro wohl zunächst Zukunftsmusik.

Kleine Helfer auf dem Weg

Selbstverständlich gibt es bereits eine Vielzahl von digitalen Helfern, die uns dabei unterstützen, das Papier vom Schreibtisch zu verbannen und unsere Niederschriften digital allzeit verfügbar zu machen. Im Folgenden haben wir einige hilfreiche Tools zusammengestellt.

Der Scanner für die Hosentasche

Macht man sich also auf den Weg zum papierlosen Büro, können Scanner-Apps sehr praktisch sein, da sie unsere Unterlagen, Notizen und geistigen Flipchart-Ergüsse direkt in die Cloud befördern. Hier empfiehlt sich z.B. Scanbot, eine intelligente App, die Dokumente mit der Kamera des Smartphones scannt und auch mehrseitig als PDF oder JPG verfügbar macht. Die Scans haben bis zu 200dpi und können mit Notizen und Kommentaren versehen werden. Neben Scanbot gibt es noch eine Reihe von Apps, die ähnliche oder zusätzliche Funktionen anbieten. Die Textfee bringt beispielsweise noch eine OCR-Texterkennung mit, die gedruckten Text in 50 Sprachen erkennt und so nach dem Exportieren durchsuchbar macht.

Die Logik des Zettel-Chaos

Und wer bringt nun Ordnung in die digitalisierte Zettelwirtschaft? Organize.me und Evernote zum Beispiel. Verschlagwortung und eine integrierte Volltextsuche in beiden Programmen machen es einfach, bestimmte Dokumente wiederzufinden. Außerdem speichern organize.me und Evernote die Dokumente ebenfalls in der Cloud, so dass diese von verschiedenen Plattformen aus zu erreichen sind.

Für Geistesblitze

Evernote fungiert darüber hinaus als virtuelles Notizbuch. Die App speichert für den Nutzer alles, was er meint, für die Zukunft konservieren zu wollen. Nicht nur Notizen und Ideen, sondern auch alles, was er im Internet Interessantes findet. Die Dateien können dann mit Erinnerungen und Terminen versehen und plattformunabhängig freigegeben werden, zum Beispiel für Arbeitskollegen, die an einer Idee oder groben Skizze weitertüfteln. Obwohl Evernote der Platzhirsch unter den Wissens-Management-Lösungen ist, gibt es zahlreiche Konkurrenten wie Memonic, Kippt Inc und Diigo, die mit weiteren interessanten Features für den Nutzer aufwarten. Deshalb lohnt es sich, herauszufinden, welches Programm am besten dabei hilft, Ordnung ins das eigene Dokumenten-Chaos zu bekommen.

Rotstift raus!

Wer gern den Drucker bemüht, wenn es ums Korrekturlesen geht, könnte sich alternativ eine ausgereifte Document-Reader App für das Tablet zulegen. Der GoodReader 4 für das iPad kann fast genauso viel wie der altbewährte Rotstift, nämlich Textpassagen in PDF-Dateien hervorheben, unterstreichen, durchstreichen, einrahmen und mit Leuchtstift markieren. Ob Linien, Kreise, Pfeile oder Freihand-Bemerkungen – mit dem GoodReader hat man zahlreiche Möglichkeiten, übersichtlich seinen digitalen Senf dazuzugeben.

Und die Sicherheit?

Vertrauliche Informationen und Kundendaten beispielsweise in der Evernote-Cloud zu lagern, könnte dem Chef nicht schmecken. Das Mehr an Effektivität, das durch die flexible Verfügbarkeit der Dokumente entsteht, muss mit der Gefahr möglicher Datenlücken abgewogen werden. Dennoch ist die Frage zu stellen, ob die Kundennummer ausgedruckt auf dem Schreibtisch eine größere Sicherheit genießt als in der Cloud.

Das papierlose Büro liegt wohl noch in weiter Ferne. Doch nicht nur die Vorteile, die eine Reduzierung des Papierverbrauchs auf Seiten des Umweltschutzes mit sich bringt, sprechen für eine Entwicklung in diese Richtung. Auch die Vorteile des mobilen Arbeitens und der standortübergreifenden Zusammenarbeit verlangen nach Möglichkeiten, vom Papier auf den Bildschirm zu wechseln. Der Vorsatz, nicht jedes Dokument zum Korrekturlesen auszudrucken, muss jedoch prinzipiell von jedem Mitarbeiter selbst gefasst werden.