Eingefroren: Virtuelle Collaboration als Schlüssel im Ausnahmezustand

0
Flights Cancelled - CC BY marsmet546
Flights Cancelled - CC BY marsmet546

Seit einigen Tagen hat uns der Winter schließlich doch noch erreicht und lässt uns bei frostigen Temperaturen zittern. Während wir jedoch noch bis Mitte Januar mit frühlingshaften Temperaturen verwöhnt wurden, musste Nordamerika mit einer umso heftigeren Kältewelle kämpfen. Tagelang hielt der sogenannte >Polar Vortex< das Leben der Einwohner mehrerer US-Bundesstaaten und Provinzen Kanadas fest im Griff. Der Alltag von Millionen Menschen war im wahrsten Sinne des Wortes eingefroren. Doch wie geht man als Arbeitgeber und -nehmer damit um, wenn der Weg zur Arbeit offiziell zum lebensgefährlichen Unterfangen erklärt wird?

Lebensgefährliche Temperaturen

An den extremsten Tagen brachte die Kältewelle gefühlte Temperaturen von bis zu -50° Celsius. Eis und nicht enden wollende Schneefälle sorgten für prekäre Straßenverhältnisse, so dass Minneapolis sogar ein generelles Fahrverbot verhängte. Schulen, Universitäten und andere öffentliche Einrichtungen aber auch private Geschäfte blieben zeitweise komplett geschlossen und tausende Flüge wurden gestrichen. Experten und Behörden warnten öffentlich vor lebensgefährlichen Erfrierungen, die angesichts der Temperaturen binnen weniger Minuten auftreten können.

Business as usual oder Ausnahmezustand im Unternehmen?

Die extremen Wetterverhältnisse stellten viele Arbeitnehmer und -geber vor eine neue Herausforderung. Angestellte mussten entscheiden, ob sie trotz aller Umstände den Weg ins Büro fortsetzen, und CEOs einen Entschluss fassen, ob sie das tägliche Geschäft temporär unterbrechen, um keine möglichen schwerwiegende Risiken einzugehen. Eine Studie* im US-Bundesstaat Ohio hat gezeigt, worauf sich die Unternehmen bei dieser Entscheidung verlassen: Demnach ist bei einem Großteil der befragten Firmen die Einschätzung des Top Managements (64%) oder des CEOs (41%) ausschlaggebend für eine zeitweise Schließung. In anderen Organisationen sind wiederum regionale oder landesweite Richtlinien (35%) maßgeblich. Weiterhin dienen die stärker objektiven Faktoren „Gefährdung der öffentlichen Sicherheit“ (31%), „Wettergutachten“ (27%) und „Standards anderer regionaler Unternehmen oder Schulbezirke“ (22%) als Orientierung dafür, ob die Mitarbeiter eines Unternehmens von ihrer Arbeit freigestellt werden. In den meisten Fällen ist es jedoch eine überwiegend subjektive Entscheidung, die insbesondere im Fall von essentiellen Bereichen wie Top Management oder Kundenservice vom Urteilsvermögen der Unternehmensleitung abhängig ist.

Flexibilität lohnt sich

Unternehmen, die demgegenüber schon vorher in die Flexibilität ihrer Mitarbeiter und geeignete Tools für die virtuelle Collaboration investiert haben, stellt sich diese Herausforderung in bedeutend geringerem Ausmaß. Erlauben Arbeitgeber ihren Angestellten generell im Home Office oder an anderen Orten sowie zeitlich flexibel zu arbeiten, lässt sich der gewohnte Geschäftsbetrieb fortsetzen, ohne dass signifikante Verluste zu spüren sind. Die Mitarbeiter sind vertraut mit der Situation, abseits des typischen Büros zu arbeiten und unabhängig von ihrem Standort effektiv mit Kollegen und Kunden zu kollaborieren. Sie beeinflusst eine Schließung der Unternehmenszentrale damit weitaus weniger.

Angesichts dieser zunehmenden Trennung von Büro und Arbeit trifft heute die Aussage, dass Arbeit kein Ort mehr ist, an den wir gehen, sondern eine Tätigkeit. Diverse Kommunikations- und Collaboration-Tools ermöglichen es Teams, trotz zeitlicher und räumlicher Distanzen miteinander in Verbindung zu bleiben und mehr noch effizient zusammenzuarbeiten. Von Präsenzanzeigen über E-Mail und IM bis hin zu Multimedia-Konferenzen, die richtige Kombination der Technologien ist die Grundvoraussetzung für den Erfolg der virtuellen Zusammenarbeit. Ein Whitepaper von Plantronics gibt nützliche Tipps zur effizienten Collaboration.

Think about it

Extreme Wettersituationen und damit verbundene Ausnahmezustände, wie sie in Nordamerika aufgetreten sind, unterstreichen die Bedeutung flexibler und mobiler Arbeitsmethoden wieder einmal mehr. Noch wissen wir nicht, was uns klimatisch in Zukunft erwartet und ob wir mit ähnlichen Situationen wie in Nordamerika rechnen müssen, doch auch unabhängig davon sind flexible Arbeitsmethoden für Unternehmen jeder Größe eine Überlegung wert. Es seien an dieser Stelle nur die ökonomischen und ökologischen Vorteile erwähnt.

Und dass das Home Office auch für den Ausnahmezustand in den wirklich großen Jobs eine Lösung sein kann, hat erst kürzlich unsere Kanzlerin nach ihrem Ski-Unfall demonstriert.

*ERC, Dezember 2013: Inclement & Adverse Weather Practices Survey