Von neun bis fünf am Schreibtisch sitzen und dabei kreativ und produktiv sein - muss das noch sein? Viele Office Professionals stellen sich heute die Frage und finden in einer Vielzahl neuer Informations- und Kommunikationstechnologien alternative Möglichkeiten der Arbeitsgestaltung. Immer mehr von ihnen wagen den Schritt und gehen dazu über, ihrem Job unabhängig von Zeit und Raum nachzugehen. Ob im oder außerhalb des Büros, wer das flexible Arbeiten einmal ausprobiert hat, möchte nicht mehr zurück.

Wie verbreitet die neue Form des Arbeitens ist, zeigt eine Umfrage der WirtschaftsWoche unter den rund 160 in Deutschland börsennotierten Unternehmen: Unabhängig von Größe und Branche geben so bereits 36 Prozent der Befragten an, dass die virtuelle Zusammenarbeit für sie eine „bedeutende Rolle“ spielt. Fast zwei Drittel der Unternehmen teilen ihr darüber hinaus eine „wachsende Rolle“ zu (64 Prozent).

Trotz zahlreicher neuer Tools und erfolgreicher Vorbilder für die neuen Wege ist das althergebrachte 9-to-5 Arbeitsmodell auch heute noch in vielen Unternehmen Standard. Dass dies nach Meinung vieler Angestellter jedoch bald auch für die Mehrheit dieser zur Vergangenheit gehören könnte, zeigen die Ergebnisse einer internationalen Studie des Dienstleisters Johnson Controls Global WorkPlace Solutions (GWS). Laut der Untersuchung gehen die Befragten davon aus, dass sie mithilfe neuer Informations- und Kommunikationstechnologien in Zukunft mehr Arbeitszeit in Gruppen und Projektteams als an ihrem Schreibtisch verbringen werden.

Für die Studie wurden 1700 Büroangestellte in sieben Ländern dazu befragt, welche Veränderungen sie bis 2020 in Bezug auf ihr Arbeitsumfeld erwarten. Viele der Teilnehmer prognostizieren, dass Videokonferenzen und damit auch die Arbeit in virtuellen Teams, mit Kollegen an verschiedenen Standorten, ganz alltäglich werden. Demnach steigt die Nutzung von Web-Konferenzen von heute 19 Prozent auf 57 Prozent im Jahr 2020. 44 Prozent der Befragten gehen sogar davon aus, dass in acht Jahren auch Videokonferenzen in 3-D häufig genutzt werden. Das bedeutet den Ergebnisse zufolge auch, dass die Mitarbeiter weniger Zeit in Einzelbüros, am Telefon oder in traditionellen Besprechungszimmern verbringen werden. Die klassische Festnetzanschluss wird nach Meinung der Teilnehmer so in Zukunft weniger genutzt werden: 50 Prozent der Befragten gaben an, dass sie häufig ihr Schreibtischtelefon nutzen, für das Jahr 2020 erwartet das nur noch ein Drittel.

Viele der neuen Technologien werden zudem nicht mehr am Schreibtisch eines Einzelnen zu finden sein, sondern zum Beispiel in Gemeinschaftsräumen und eher informellere Zonen, die für alle Kollegen im Büro zugänglich sind und in denen man sich treffen, austauschen und diskutieren kann. Während bisher nur ein Fünftel der Befragten derartige Team-Arbeitsbereiche mit speziellen Technologien zur Zusammenarbeit häufig nutzt, werden dies laut Umfrage in acht Jahren vermutlich bereits 52 Prozent tun. Traditionelle Besprechungsräume sinken demgegenüber in ihrer Bedeutung: Von heute 40 Prozent auf 27 Prozent an Nutzern in 2020.

Bei der Umgestaltung der Arbeitsumgebung sollten Unternehmen nicht einfach dem Einheitsprinzip folgen: "Jedes Unternehmen muss den verfügbaren Büroraum so gestalten, dass er das jeweilige Geschäftsmodell und die Unternehmenskultur am besten unterstützt. Die Entwicklung hin zu vermehrter Zusammenarbeit in Teams wird deshalb die Denkweise ändern, in der Unternehmen ihre Immobilien planen", sagt Marie Puybaraud, Leiterin von Johnson Controls GWS. Grundlegende Voraussetzungen für die effektive Gestaltung der Arbeitsräume sind so zunächst vor allem die sinnvolle Integration der neuen Arbeitsphilosophien in die Firmenkultur und eine umfangreiche Erfassung der individuellen Bedürfnisse im Unternehmen.

Ein erfolgreiches Beispiel für die Umgestaltung des Büros hin zu einem effizienteren Arbeitsumfeld, das die neue Art des Arbeitens unterstützt, zeigt das Simply Smarter Office von Plantronics. In seiner Niederlassung in Swindon, Großbritannien, hat das Unternehmen eine innovative Büroumgebung geschaffen, die unterschiedliche Räumlichkeiten für jeden Arbeitstyp bietet und in der Mitarbeiter flexibler und dadurch produktiver sind.