Moderne Kommunikation: Videokonferenzen aus der Cloud

0
Foto: Plantronics

Durch die Globalisierung sowie zunehmenden Zeit- und Kostendruck, sind Videokonferenzen ein fester Bestandteil in der Unternehmenskommunikation geworden. Im Vergleich zu anderen Austauschmöglichkeiten zeichnen sie sich durch viele Leistungsmerkmale aus, die andere technische Optionen nicht bieten. Der wichtigste Vorteil sind in erster Linie die finanziellen Einsparungen, denn hohe Reisekosten für die Anreise von Mitarbeitern entfallen. Auch der zeitliche Faktor spielt eine Rolle, weil der Organisationsaufwand für persönliche Meetings wegfällt. Dies bedeutet zudem eine höhere Produktivität – weniger Reisezeit bedeutet mehr Verfügbarkeit am Arbeitsplatz. Weiterhin kann ein Unternehmen durch Videokonferenzen viel schneller reagieren und somit profitabler wirtschaften. Letztendlich spricht auch der Umweltschutz für Videokonferenzen, da der CO2-Ausstoß reduziert wird. Auch eine klassische Telefonkonferenz birgt ähnliche Nutzen. Allerdings bietet die audiovisuelle Kommunikation einen entscheidenden Vorteil: Durch den Sichtkontakt zum Gesprächspartner werden auch Emotionen, die durch die Gesichtsmuskeln automatisch erzeugt werden, übertragen. Diese helfen dem Gesprächspartner, die Bedeutung der Worte des Gegenübers noch genauer einschätzen zu können und auch komplexe Sachverhalte besser zu übermitteln.

Noch vor wenigen Jahren waren Videokonferenzen nur sehr aufwändig realisierbar und wurden daher weniger häufig eingesetzt. Es war erforderlich, speziell für Videokonferenzen eingerichtete Studios aufzusuchen, kostspielige Leitungen zu reservieren und die Teilnehmer zu einem festen Termin in solchen Studios zusammenzuführen. Derzeit geht der Trend zu Desktop-Videokonferenzsystemen, die dem Nutzer neben der audiovisuellen Kommunikation auch das gemeinsame Arbeiten mit unterschiedlichsten Anwendungen bzw. an gleichen Dokumenten ermöglichen. Allerdings sind hierbei Gruppenbesprechungen schwierig umzusetzen, obwohl sie die häufigste Form von Meetings darstellen. Hierfür braucht man eine vielseitigere Technik, die dementsprechende Kosten verursacht.

Eine Lösung bieten Cloud-basierte Videokonferenzen, denn sie ermöglichen es Unternehmen, HD-Videokonferenzen durchzuführen, ohne dabei für eine teure Ausrüstung bezahlen zu müssen. Um traditionelle Videokonferenzen zu unterhalten, muss ein Unternehmen eine Investition in nicht unbeträchtlicher Höhe in seiner Infrastruktur vornehmen. Sie können ausserdem schwieriger zu bedienen sein und sind im Allgemeinen nicht mit Handys, Smartphones und Tablet-PCs kompatibel. Der Vorteil der Cloud-basierten Videokonferenz liegt außerdem darin, dass es nur wenige Minuten dauert, bis ein Unternehmen Büros auf der ganzen Welt miteinander verbinden kann. Sie verfügen außerdem über eingebaute Firewalls, die es Unternehmen ermöglichen, mit ihren Kunden und Lieferanten von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren. Zudem bietet diese Kommunikationslösung Features, die die Zusammenarbeit mit Kollegen vereinfachen und produktiver gestalten. Einige Anbieter von Videokonferenzen erlauben dem Anwender eine vollständige administrative Kontrolle über das Konferenzequipment. Dadurch ist der Anwender in der Lage, Aufgaben wie die Verwaltung der Bandbreiteneinstellung für die Konferenz auszuführen, oder auch neue Benutzerkonten hinzuzufügen oder den Mitarbeitern Konten neu zuzuordnen. Es gibt außerdem ein Gast-Feature, das es dem Anwender ermöglicht, eine Verbindung mit jemanden aufzubauen, der kein Konto im Videokonferenzsystem besitzt.