Desk-Sharing: So klappt es mit dem Teilen im Büro – Teil 2

Desk-Sharing ist heute ein beliebtes Konzept, wenn es um die Umsetzung von flexiblen Arbeitsmodellen und modernen Büroumgebungen geht. Kostenersparnisse, ideale Raumnutzung, eine produktivere und attraktivere Arbeitsumgebung sowie zufriedenere Mitarbeiter – die zahlreichen Vorteile der geteilten Arbeitsplätze scheinen für sich zu sprechen. Haben wir uns im ersten Teil unseres Artikels davon überzeugt, dass sich Desk-Sharing in vielerlei Hinsicht lohnen kann, so wollen wir uns nun die Herausforderungen ansehen, die das neue Teilen im Büro an Unternehmen und Mitarbeiter stellt. Denn auch diese sollten sich Unternehmen, die die Anwendung von Desk-Sharing in Betracht ziehen, unbedingt vergegenwärtigen.

Identisch aber individualisierbar – Die Ausstattung

Haben wir im ersten Teil noch gelernt, dass es beim Desk-Sharing deutlich weniger Arbeitsplätze bedarf als im klassischen Büro, so ist die Ausstattung der Flex-Desks an sich umso wichtiger und ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Funktionalität ist das Stichwort, wenn es um die Bereitstellung von IT und Mobiliar geht. Da beim Desk-Sharing prinzipiell jeder Mitarbeiter an jedem Schreibtisch sitzen kann, müssen die Arbeitsplätze identisch und zugleich individuell anpassbar sein. Hierzu gehören beispielsweise ergonomische Faktoren wie die Höhenverstellbarkeit der Schreibtische, die Anpassung der Stühle und der Beleuchtung sowie auch die Abstimmung der IT-Umgebung. Je einfacher und schneller die Änderungen möglich sind, desto besser.

Flexibel arbeiten heißt in der Regel auch weitestgehend papierlos arbeiten. Die IT-Infrastruktur im Unternehmen sollte daher ein einfaches Dokumentenmanagement und eine optimale Vernetzung der Mitarbeiter über mobile Endgeräte ermöglichen. Gibt es dennoch Bedarf an Ordnern etc., sind zusätzlich individuelle, mobile Stauraum-Möglichkeiten für den Einzelnen ratsam.

Mein rechter, rechter Platz ist leer – Die Organisation

Die flexible Nutzung von Räumen und Equipment ist zudem mit einem gewissen Planungsaufwand verbunden. Denn wenn Mitarbeitern kein fester Platz mehr zugewiesen ist und diese weitestgehend überall arbeiten dürfen, kann es schon einmal vorkommen, dass der Bereich, in dem man gern arbeiten wollte, bereits besetzt ist. Bei Ankunft im Büro nach freien Arbeitsplätzen Ausschau zu halten, ist eine Möglichkeit – aber nicht immer die effizienteste. Mittlerweile gibt es eine Reihe automatisierter Lösungen, über die Mitarbeiter Räume und Plätze buchen können. Solch ein professionelles Buchungssystem sorgt für Transparenz und hilft bei der zuverlässigen Koordination der flexiblen Plätze und Räume. Auf das System sollten alle Mitarbeiter auch von unterwegs Zugriff haben. Digitale Anzeigen an den Räumen sorgen auch im Büro für Transparenz.

Flexibles Büro, flexibel Denken – Das Prinzip leben

So einheitlich die Arbeitsplätze, so individuell die Reaktionen der Mitarbeiter: Nicht jeder ist angesichts der Vorteile von Desk-Sharing sofort ein Fan des Prinzips. Das Aufbrechen der gewohnten Strukturen bedeutet ein Umdenken unter den Mitarbeitern wie auch auf Führungsebenen. Um Akzeptanz für das neue Konzept zu schaffen, sollten Unternehmen daher auf Transparenz, Information und Kooperation setzen.

Das Einbeziehen der Managementebene kann dabei eine wichtige Vorbildwirkung haben. Denn wo auch der Chef sein Büro gegen einen flexiblen Arbeitsplatz eintauscht, wird Mitarbeitern ein bedeutendes praktisches Beispiel für das Konzept gegeben. Gleichzeitig lassen sich damit Barrieren abbauen uns es kann eine unmittelbare Nähe zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern entstehen, die sich positiv auf die Zusammenarbeit auswirkt.

Workshops helfen drüber hinaus allen Kollegen zu lernen, wie sie mit den Veränderungen, aber auch den neuen Freiheiten umgehen und sich entsprechend organisieren können. Ein Aspekt, der in diesem Zusammenhang nicht ungenannt bleiben darf, ist die Clean-Desk Policy. Denn wenn man Arbeitsplätze teilt, ist es unerlässlich, dass man diese am Ende eines Tages auch so aufgeräumt verlässt, dass der nächste Kollege direkt durchstarten kann. Dies mag dem einen oder anderen nicht immer leicht fallen, ist aber auch in Sachen Hygiene nicht unbedeutend. Insbesondere dort, wo externe Eingabegeräte, wie Tastaturen oder Mäuse, zur gemeinsamen Nutzung bereitstehen, sollte auch an Reinigungsmittel gedacht werden.

Das richtige Konzept finden

Das Desk-Sharing muss nicht in jedem Unternehmen zwingend gleich aussehen. Es gibt verschiedene Umsetzungsvarianten, zu denen beispielsweise das personalisierte oder nicht-personalisierte Teilen gehört. Dabei ist es entscheidend, ob zwei oder mehr Mitarbeitern immer derselbe Arbeitsplatz zugewiesen ist oder jeder jeden Platz frei wählen kann. Beim sogenannten Home Base Prinzip ist das Desk-Sharing darüber hinaus auf bestimmte Bereiche oder Abteilungen eines Unternehmens begrenzt. Dies gibt den Mitarbeitern nach wie vor ein gewisses Zugehörigkeitsgefühl und vereinfacht die Planung. Zu Bedenken ist bei der Umsetzung auch, dass es nach wie vor eine Reihe fester Arbeitsplätze geben sollte, dazu gehören zum Beispiel der Empfang, Assistenzen und repräsentative Positionen.

Die individuellen Arbeitsweisen eines Unternehmens geben die Rahmenbedingungen für das jeweilige Desk-Sharing Konzept vor. Professionelle Berater helfen heute bei der Analyse der Anforderungen und Konzeption der Bürogestaltung. Auf eines sollten Unternehmen dennoch nicht verzichten: Die Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen1 In Ergänzung zu einer objektiven Betrachtung hilft ihr Feedback dabei, unternehmens- oder bereichstypische Bedürfnisse und Arbeitsstile zu identifizieren, die tatsächliche Nutzung von Räumlichkeiten zu analysieren und dank entsprechender Lösungsvorschläge letztlich auch die Leistungsfähigkeit zu sichern. Darüber hinaus gibt es allen Kollegen das Gefühl und die tatsächliche Möglichkeit, ihre Arbeitsumgebung mitzugestalten. Das schafft eine persönliche Bindung und sorgt frühzeitig für Akzeptanz.

Also dann: Bäumchen wechsel dich! Wir wünschen viel Erfolg beim gemeinsamen Analysieren und flexiblen Arbeiten!